Привели в порядок взаиморасчеты с контрагентами для торговой компании

О клиенте и задаче

Компания занимается розничной и оптовой торговлей электроникой. Среди товаров: карты памяти, видеорегистраторы, камеры, мониторы, USB-мыши, флеш-карты, пауэрбанки и многое другое. В части реализации товаров конечным потребителям используются продажи на OZON, Wildberries и других российских маркетплейсах.

Для автоматизации своей работы клиент использует конфигурацию 1С:Управление торговлей, учет в которой ведет с 2019 года. В компании очень большой документооборот для ручного фиксирования в программе, поэтому под каждый маркетплейс используется своя внешняя обработка загрузки данных.

Клиент обратился к нам в конце июня 2024 года с просьбой проанализировать типовой отчет Ведомость расчетов с клиентами и исправить ошибки по остаткам взаиморасчетов.

В ходе работы с остатками взаиморасчетов с клиентами мы проверили и взаиморасчеты с поставщиками. Все описанные в кейсе действия мы выполнили комплексно для двух видов расчетов: с клиентами и с поставщиками

До автоматизации

При анализе отчета в программе и после обсуждения истории работы и действий с клиентом мы выявили следующие проблемы:

1. В ведомости неправильно выводился клиент или не выводился вовсе. Не всегда работал типовой отбор по «клиенту» в отчете

2. Некорректные движения по документам-регистраторам, формирующим как долг клиента, так и долг организации. Корректировки задолженностей (Списание задолженности или Взаимозачет задолженности) не исправляли ситуацию, а усугубляли

3. Неправильное отнесение документов на объекты расчетов

4. Ошибочно введенные документы Корректировок задолженностей. Пояснение: Корректировки вводились иногда с целью исправления взаиморасчетов там, где они были не нужны, а требовалось соблюсти правильное отнесение документов на объекты расчетов для выравнивания значений<

5. Дублирование документов оплат. Пояснение: внешние обработки загрузки данных для работы с маркетплейсами создавали в программе необходимую цепочку документов:Заказ клиента — Реализация товаров и услуг — Поступление безналичных денежных средств. Клиент вручную дублировал оплату по продаже дополнительным документом Эквайринговая операция в течение нескольких месяцев. Также создаваемый обработкой документ Поступление безналичных ДС некорректно разносился на Реализацию товаров и услуг

При углубленном анализе мы установили, что причиной многих проблем в формировании показателей, выводимых в отчете, являются некорректные служебные технические данные, хранящиеся в справочниках Объекты расчетов и Ключи аналитики учета по партнерам и в регистре сведений Аналитика учета по партнерам. Из-за этого возникли ошибки в движениях регистров накопления: Расчеты с клиентами, Расчеты с клиентами по срокам.

Мы столкнулись с огромным количеством дублей в указанных источниках (справочниках и регистре сведений), а также с некорректностью или отсутствием заполнения их реквизитов.

Что мы сделали

1. Работа с дублями

Работу начали с устранения дублей объектов. С помощью встроенной в конфигурацию типовой обработки Поиска и удаления дублей свернули все дубли объектов справочников Объекты расчетов и Ключи аналитики учета по партнерам и после этого удалили из базы.

2. Работа с реквизитами объектов

После свертки дублей мы продолжили приводить в порядок реквизиты объектов справочника Ключи аналитики учета по партнерам и записи регистра сведений Аналитика учета по партнерам. Мы заполнили реквизит Партнер по данным реквизита Контрагент, очистили значения реквизита Направление деятельности. Всё это мы выполнили с помощью встроенной в конфигурацию типовой Групповой обработки изменения реквизитов через произвольный алгоритм.

Также очистили значения реквизита Направления деятельности для элементов справочника Объекты расчетов.

3. Работа с регистрами взаиморасчетов

После получения корректных данных в служебных справочниках и уникальных записей аналитик учета по партнерам требовалось переотразить документы в программе в регистрах взаиморасчетов. Для решения этой подзадачи мы использовали типовую встроенную обработку Заполнение регистров взаиморасчетов.

4. Удаление ненужных документов из программы

Мы пометили на удаление все документы из списка документов Эквайринговые операции, дублирующие оплаты и конфликтующие с Поступлением безналичных ДС по одной «цепочке связанных документов продажи». Также пометили неверные Корректировки задолженностей (Списание задолженности и Взаимозачеты задолженности), где они не требовались. Эти документы мы удалили из системы.

5. Исправление детализации расчетов

В программе были документы Реализации товаров и услуг с детализацией расчетов По расчетным документам, привязанные к Заказам клиентов с детализацией расчетов По заказам. Документы оплаты разносились на заказы клиентов, но из-за расхождений детализации расчетов ведомость показывала некорректные остатки взаиморасчетов: долг организации по заказам и долг клиента по реализациям.

Для решения этой задачи мы воспользовались типовой обработкой Группового изменения реквизитов: в реализациях изменили порядок расчетов По заказам. Документы реализации перепровели для обновления движений по регистрам взаиморасчетов.

6. Ручное исправление остатков взаиморасчетов

Мы вручную списали некоторые задолженности ранних периодов (2019—2021 гг.) путем создания типовых документов Корректировка задолженности на текущую дату. Это требовалось для выравнивания остатков взаиморасчетов, где не были допущены ошибки в учетных документах, но по каким-то причинам не были в свое время отражены в системе документы оплаты или отгрузки, а по данным клиента, взаиморасчеты с этими контрагентами были закрыты.

Также мы исправили многие документы Возврат товаров от клиентов и Списание безналичных денежных средств в разрезе указания объектов расчетов, а именно отнесение их на связанный Заказ клиента, поскольку детализация расчетов определялась по заказам.

7. Перезакрытие периодов

После всех манипуляций мы перезакрыли месяцы в программе за несколько лет.

Как стало — в примерах

Покажем на нескольких примерах, как изменились показатели в отчете после обновления данных аналитик учета по партнерам, объектам расчетов и перезаполнения регистров взаиморасчетов. Теперь здесь заполнена информация о клиенте (Партнере), отбор по клиенту корректно отрабатывает в Ведомости. Также в колонках Заказано, Отгружено и Оплачено отражены реальные показатели.

На примере продемонстрированного выше Заказа клиента (в разделе «До автоматизации») документы-регистраторы правильно относятся к одному объекту расчетов, взаиморасчеты смогли «схлопнуться», долгов больше нет:

Больше нет никаких двойных оплат, между всеми документами продажи строго соблюдается одинаковая детализация расчетов:

В рамках заказа видна вся история операций:

С какими трудностями столкнулись

Мы работали с аналитиками учета по партнерам в вечернее время для организации монопольного доступа к базе, чтобы не мешать привычной работе пользователей. Это было необходимо для включения функциональной настройки программы Независимого ведения партнеров и контрагентов, чтобы обеспечить возможность видимости реквизита Контрагент и работы с ним — как для его заполнения, так и для его использования в качестве отбора при работе с обработкой свертки дублей.

Свертка дублей заняла огромное количество времени, поскольку за один раз обработка может работать только с 1 500 найденными элементами. На одну итерацию свертки уходило в среднем 1,5–3 часа. Таких итераций было более 10.

При работе с переотражением документов в регистрах взаиморасчетов изначально планировалось запустить полную очистку и перезаполнение всех регистров. Однако с учетом оценки объема данных в базе, мощности сервера, времени, которое уходило на другие транзакции, не было гарантий, что исправление успеет пройти вовремя — до начала работы в программе пользователей. А для правильной работы обработки заполнения также требуется монопольный доступ. Поэтому с помощью обработки мы частично перезаполнили регистры по каждой конкретной аналитике учета с партнерами, где были выявлены ошибки.

Также была сложность в работе из-за необходимости редактирования данных в старых закрытых периодах: После удаления ненужных документов из базы, изменения детализации расчетов и перепроведения документов там, где без этого было не обойтись, нам требовалось снова перезакрыть месяцы: с февраля 2022 года по текущий период — июль 2024 года.

Во время развития конфигурации, от релиза к релизу, разработчики меняли определенные механизмы закрытия месяцев, ужесточали условия проверки данных при закрытии: то, что успешно закрывалось в прошлые годы, может быть очень тяжело закрыть на последних релизах. Закрытие месяца выполнялось со множеством ухищрений и с корректировками регистров, так как в программе были и другие проблемы ведения учета, связанные с расчетом себестоимости и распределения дополнительных расходов.

Результаты автоматизации

Результаты длительной и кропотливой работы по анализу и выравниванию взаиморасчетов, которые мы получили:

• рассмотрели наиболее частые ошибки, которые пользователи допускали в работе, и провели консультации, чтобы выстроить правильный учет в программе в разрезе взаиморасчетов
• проверили внешние обработки загрузки и внесли необходимые корректировки, чтобы предотвратить возможные проблемы
• клиент наконец смог увидеть реальную картину своих взаиморасчетов с клиентами и поставщиками в программе
• работа со взаиморасчетами, их оценка и планирование в программе стали удобнее, проще и понятнее