Результаты оптимизации
- Экономия времени: предварительное оформление путевых листов помогает избежать скопления водителей у диспетчера в начале рабочего дня
- Упрощение планирования рейсов: если график уже известен, можно заранее оформить путевые листы с указанием маршрута, времени выезда и назначения
- Организация работы в выходные и праздники: заблаговременная подготовка путевых листов обеспечивает бесперебойную работу, когда бухгалтерия и диспетчеры на выходных
- Снижение риска штрафов: если документы подготовлены заранее, можно быть уверенным в их соответствии требованиям
- Учет ГСМ, медосмотров и техобслуживания: можно заранее рассчитать нормы расхода топлива, запланировать и зафиксировать проведение медосмотра и техконтроля перед выездом
О клиенте и задаче
ООО «РемТрансСервис» работает в сфере грузовых автомобильных перевозок. Диспетчеры ежедневно обеспечивают беспрерывную деятельность компании — выписывают путевые листы для учета и контроля работы транспорта и водителей.
До автоматизации сотрудники были вынуждены выписывать путевые листы на один день по всем автомобилям и вручную заполнять время и смены. Только так позволяла делать стандартная обработка выписки путевых листов в программе 1С:Управление автотранспортом — это было неудобно и отнимало очень много времени.
Стандартная обработка Пакетная выписка путевых листов
Клиент обратился к нам с задачей заменить в обработке конкретную дату выписки путевых листов на возможность выбрать период и добавить групповое заполнение некоторых реквизитов.
Что мы сделали
- Мы выяснили, какие реквизиты должны заполняться автоматически
- С помощью программистов заменили конкретную рабочую дату на период
- Вывели возможность выбора конкретного автомобиля, чтобы по нему можно было выписать путевые листы на определенный период
- Вывели дополнительные реквизиты для заполнения (например, Водитель, Контрагент, Режим работы, Адрес прибытия) — они упрощают выписку путевых листов на автомобиль, который несколько дней ездит по неизменному маршруту с одним водителем. Теперь при выборе определенного значения в шапке обработки эти поля автоматически заполняются в путевых листах, что облегчает ручную обработку для диспетчеров
Доработанная обработка Пакетная выписка путевых листов
- В компании транспорт работает в несколько смен, поэтому мы доработали возможность посменной выписки путевых листов. В зависимости от того, какая смена выбрана в обработке, дата и время проставляются согласно часам работы этой смены
Заполнение даты и времени по 1-й смене
Заполнение даты и времени по 2-й смене
- После доработки мы показали диспетчерам, как работать с новым функционалом
Результаты автоматизации
Наша доработка:
1. Экономит время. Предварительное оформление путевых листов помогает избежать скопления водителей у диспетчера в начале рабочего дня. Документы уже готовы — водитель приходит, получает лист и сразу выезжает в рейс.
2. Упрощает планирование рейсов. Если график уже известен, можно заранее оформить путевые листы с указанием маршрута, времени выезда и назначения. Это делает процесс более организованным и предсказуемым.
3. Организовывает работу в выходные и праздничные дни. Когда бухгалтерия и диспетчерская служба не работают, а транспорт все равно выходит на линию, важно подготовить путевые листы заранее. Это обеспечивает бесперебойную работу даже в выходные и праздники.
4. Снижает риск штрафов. Несвоевременно оформленный путевой лист — это нарушение, которое может привести к штрафам. Если документы подготовлены заранее, можно быть уверенным в их соответствии требованиям.
5. Учитывает ГСМ, медосмотры и техобслуживание. Заранее можно рассчитать нормы расхода топлива, запланировать и зафиксировать проведение медицинского осмотра и технического контроля перед выездом.
Важно: в день рейса необходимо актуализировать путевой лист: внести отметки медика и механика, указать фактическое время выезда, пробег и прочие данные. Без этого документ может быть признан недействительным при проверке.
