Музей-заповедник реализует сувенирную продукцию и билеты через несколько торговых точек. Бухгалтерский учет ведется в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения 2.0 (БГУ 2.0), а розничные продажи оформляются в 1С:Рознице.
Каждому сотруднику требовалось свое удобное рабочее место: бухгалтерия работает в БГУ, кассиры — в Рознице, а кладовщику важно было самостоятельно вести учет товаров и видеть актуальные остатки и продажи.
Чтобы решить эту задачу, мы настроили обмен между системами и постепенно перевели кладовщика на работу в БГУ.
Какие задачи стояли перед нами:
- разграничить рабочие места бухгалтерии и кассиров
- исключить повторный ввод поступлений и продаж
- автоматизировать перемещение товаров между складом и торговыми точками
- дать кладовщику возможность работать с товарами напрямую в БГУ
- настроить учет комиссионных товаров и обмен данными между программами
Рабочий стол кладовщика в БГУ
До внедрения кладовщик вел учет в отдельной, привычной ему программе: оформлял документы там, передавал их бухгалтерии, а та уже заносила данные в БГУ. Информация о продажах шла в обратном направлении — бухгалтерия передавала ее кладовщику, и он вручную вносил ее в свою систему.
Мы решили перенести эту работу в БГУ, но сделать это постепенно.
Для кладовщика был разработан специальный рабочий стол, в котором он может оформить поступление по трем видам товаров:
- товары для перепродажи
- товары собственного производства
- комиссионные товары
В зависимости от выбранного вида система формирует нужный документ Поступление МЗ с соответствующими реквизитами.
Тут же кладовщик может посмотреть остатки на основном складе и в конкретной торговой точке. Если какие-то товары нужно довезти, то он указывает их прямо в отчете — на основании этих данных БГУ формирует Требование-накладную.
Теперь кладовщику не приходится отдельно запрашивать данные у бухгалтерии или вручную переносить информацию между программами — все нужное у него под рукой в БГУ.
Перевод кладовщика на новую систему — поэтапно
Резко менять привычный рабочий процесс не стали.
Кладовщику подготовили рабочий стол в БГУ. Он уже мог оформлять поступления в новой системе, но для подстраховки продолжал дублировать часть операций в своей старой программе.
Рабочий стол доработали под реальные задачи сотрудника и добавили возможность оперативно видеть остатки и продажи. Когда кладовщик убедился, что в БГУ ему удобно работать и вся необходимая информация доступна в одном месте, он полностью перешел на новую схему.
В результате мы не просто автоматизировали обмен между двумя программами, а постепенно перестроили сам процесс работы.
Автоматический обмен между БГУ 2.0 и Розницей
Кассиры ведут работу в 1С:Рознице, и мы намеренно не стали предоставлять им доступ к бухгалтерской системе. Вместо этого мы настроили автоматический обмен данными между БГУ и Розницей, чтобы полностью исключить двойную работу.
Когда товар перемещается в торговую точку, информация выгружается из БГУ. В Рознице на ее основе создаются документы Поступление товаров и Установка цен номенклатуры.
Данные о продажах товара ежедневно передаются обратно из Розницы в БГУ.
На их основании система формирует необходимые документы для бухгалтерского учета:
Акт списания материалов — для комиссионных товаров
Отчет о розничных продажах — для покупных товаров
Накладная на реализацию продукции и товаров (Торг-12) — для товаров собственного производства
Начисление доходов — для выручки от услуг, например продажи входных билетов
Для каждого вида товаров предусмотрена своя схема отражения в бухгалтерском учете — это позволяет корректно формировать проводки и не путать операции.
Что получилось в итоге
В результате у каждого сотрудника осталась привычная программа, а данные между системами начали передаваться автоматически:
- БГУ 2.0 — складской и бухгалтерский учет
- 1С:Розница — работа кассиров и оформление продаж
- Обмен между системами — передача данных без повторного ввода
Кассиры работают в удобной для них Рознице, кладовщик управляет товарами и контролирует остатки в БГУ, а бухгалтерия получает данные о продажах напрямую из торговой системы.
Главное — одну и ту же информацию больше не приходится вносить вручную по несколько раз.
