Договоры, деньги, проекты: настроили 1С:Аналитику для ландшафтной компании

О компании

Клиент работает в сфере ландшафтной архитектуры города: благоустраивает и озеленяет дворы жилых комплексов, скверы, улицы и парки. Компания ведет учет в конфигурации 1С:Управление нашей фирмой + РМ Управление проектной фирмой.

О задаче

Заказчик попросил настроить аналитику по двум направлениям:

• доходы и договоры: планирование доходов, договорная кампания, анализ динамики заключения и исполнения договоров (статусы, сроки и объемы). Особенно важно было выделить «переходящие договоры» — те, что подписали в одном периоде, а закрыли уже в следующем
• контроль исполнения: план-фактный анализ движения денежных средств в разрезе проектов, периодов, направлений деятельности, видов операционной деятельности и менеджеров

Что сделали

Разработали два основных дашборда и несколько дополнительных диаграмм для детализации данных на главных экранах.

Дашборд № 1. Продажи

Включает 18 показателей в 11 диаграммах

Количество договоров

1. Общее количество договоров за весь период.
2. Количество договоров, заключенных в текущем году.
3. Количество договоров, закрытых в текущем году.
4. Количество «переходящих договоров» в разрезе направлений деятельности.
5. Количество «переходящих договоров» в разрезе направлений деятельности и статусов.
6. Количество всех договоров в разрезе направлений деятельности и статусов.

Выручка

1. Выручка по менеджерам, руб.
2. Выручка по менеджерам за текущий год, доля (%).
3. Выручка по менеджерам за текущий год с детализацией до проекта, руб.
4. Выручка по направлениям деятельности, в относительном выражении (%).

Движение по договорам (руб.)

1. Оплачено по договорам в разрезе направлений деятельности, руб.
2. Выполнено (реализовано) по договорам в разрезе направлений деятельности, руб.
3. Остаток к выполнению, руб.
4. Остаток к оплате, руб.

Движение по договорам (%)

1. Оплачено по договорам в разрезе направлений деятельности, %.
2. Выполнено (реализовано) по договорам в разрезе направлений деятельности, %.
3. Остаток к выполнению, %.
4. Остаток к оплате, %.

Дашборд № 2. Анализ движения денежных средств

Включает 15 показателей в 8 диаграммах. В основе всех метрик лежит сальдо денежного потока (СДП), но каждый показатель отражает отдельный аналитический срез.

Планово-факторный анализ в разрезе статей ДДС

1. Годовой план СДП по статьям движения денежных средств (ДДС).
2. Фактическое СДП на текущую дату в разрезе статей ДДС.
3. Относительное план-фактное отклонение СДП (%) по статьям ДДС.
4. Абсолютное план-фактное отклонение СДП (руб.) по статьям ДДС.
5. Динамика СДП за предыдущие годы в разрезе статей ДДС.

Оперативный мониторинг за месяц

1. Месячный план СДП по статьям ДДС.
2. Фактическое СДП за месяц по статьям ДДС.
3. Абсолютное план-фактное отклонение СДП за месяц (руб.) по статьям ДДС.

Аналитика по проектам

1. Фактическое СДП по проекту (за выбранный период) в разрезе проектов, руб.
2. Фактическое СДП по открытым проектам в разрезе проектов, руб.
3. Фактическое СДП по закрытым проектам в разрезе проектов, руб.
4. Фактическое СДП по проектам с детализацией до менеджера проекта, руб.
5. Фактическое поступление денежных средств в разрезе проектов, руб.
6. Фактическое выбытие денежных средств в разрезе проектов, руб.
7. Фактическое СДП по проектам с детализацией по направлению деятельности (за выбранный период), руб.

В дополнительных таблицах вывели информацию о контрагентах, номерах и датах договоров, плановых сроках выполнения и днях просрочки.

Как выглядят дашборды

Визуализация некоторых диаграмм из двух дашбордов (все значения и данные — тестовые):

Особенности проекта

Визуал. Мы тщательно подбирали цветовую палитру диаграмм. Клиент хотел совместить точные цифры с их графическим отображением, чтобы сразу считывать тренды. Иногда доходило до эмоций: отрицание, гнев, торг. У каждого свое чувство прекрасного, но мы нашли компромисс.

Учет. В процессе разработки диаграмм мы нашли недочеты в способе ведения учета в базе УНФ. 1С:Аналитика подсветила ошибки в заполнении документов (например, незаполненные ключевые реквизиты).

Статьи ДДС. Исторически сложилось, что в 1С:УНФ статья ДДС означала направление деятельности. В разрезе статей задавали бюджетные планы. Мы не стали менять документы за прошлые годы — оттолкнулись от готовой схемы. Но с возвратами от контрагентов была проблема: их заводили через специально созданную статью ДДС. Это логически неверно, потому что возврат — это тип операции, а не направление деятельности. Мы предложили выбирать предопределенный вид операции в документе, а статью ДДС оставить только для направления. Эта небольшая корректировка позволила не усложнять запросы к базе, а легко получать СДП с учетом этих возвратов в разрезе направлений деятельности.

Подробнее о возможностях BI-системы 1C:Аналитика читайте по ссылке.