Работа с авансовыми отчетами часто связана с внесением данных из чеков. Ручной ввод занимает много времени и повышает риск ошибок. Для автоматизации этой задачи в 1С есть сервис 1С:Сканер чеков.
Чем полезен сервис
- чеки попадают в 1С автоматически;
- сокращается время на заполнение авансовых отчетов;
- снижается риск ошибок при вводе данных.
Вместо ручного ввода — сканирование QR-кода чека и автоматическая загрузка данных в 1С.
Как работает 1С:Сканер чеков
Приложение можно установить на Android и iOS. Есть два варианта работы:
- Бухгалтер сканирует чеки сам. Подходит, если нужно быстро протестировать сервис.
- Сотрудники сканируют чеки самостоятельно. В этом случае при формировании авансового отчета чеки уже ждут в системе.
Совет: начните с первого варианта, чтобы быстро увидеть пользу, и постепенно подключайте сотрудников.
Как настроить 1С:Сканер чеков и заполнить авансовый отчет сотрудника
Чтобы сотрудники могли сканировать чеки:
-
Откройте в 1С раздел Главное — Мобильные приложения — 1С:Сканер чеков.
-
На странице появится код доступа. При его вводе чеки будут загружаться под тем пользователем 1С, у которого сгенерировался этот код.
-
Чтобы сгенерировать коды доступа для сотрудников, пройдите по ссылке Коды доступа к 1С:Сканер чеков.
-
Нажмите Добавить, выберите из справочника Физические лица сотрудника — программа сгенерирует код доступа.
-
Передайте его сотруднику. При регистрации в приложении он вводит этот код или сканирует QR.
Сканирование чеков
-
В приложении введите код доступа или отсканируйте QR-код.
-
Выберите кнопку Чек.
- Отсканируйте QR-код на бумажном чеке.
- Нажмите Отправить — чек загрузится в 1С.
Загрузка чеков в авансовый отчет
- В 1С:Бухгалтерии откройте раздел: Банк и касса — Касса — Авансовые отчеты.
- Создайте новый отчет. Программа подскажет, какие чеки еще не добавлены.
-
Нажмите кнопку Загрузить на вкладке Товары. Программа покажет чеки, не добавленные в авансовые отчеты.В верхней части списка чеков есть вкладки, на которых чеки сгруппированы по сотрудникам и указаны общим списком.
-
Выберите нужный чек и нажмите Загрузить.
В верхней части списка чеков есть вкладки, на которых чеки сгруппированы по сотрудникам и указаны общим списком. 
Если позиции из чека отсутствуют в справочнике номенклатуры, их можно:
- создать с тем же наименованием,
- завести свою номенклатуру,
- выбрать из справочника.
Пример: если позиции уже есть в справочнике — они загрузятся автоматически.
Где еще можно использовать чеки
Загруженные чеки подходят не только для авансовых отчетов, но и для:
- путевых листов,
- документа Расходы предпринимателя.
Итоги
1С:Сканер чеков помогает автоматизировать загрузку чеков и уменьшает рутину бухгалтера. Сервис можно внедрять постепенно — сначала через бухгалтера, затем подключить сотрудников.
