Как работать со взаиморасчетами в УНФ: автоматический зачет авансов

В этой статье мы расскажем, как работать в 1С:УНФ, чтобы не было незачтенных авансов и не разбухала дебиторка и кредиторка. Разберем два варианта и остановимся подробнее на втором, так как он автоматический.

Вариант 1. Почти автоматический зачет авансов

Например, в документе Поступление на счет можно не указывать конкретные накладные, которые оплачивает клиент. А можно поставить вариант Авто, и программа при проведении документа сама подберет нужные документы по ФИФО.

Обычно все ждут именно этого. Кажется, что достаточно поставить для всех контрагентов Автоматически — и при оплате подберутся все необходимые долги, а при отгрузке найдутся все авансы. Но давайте посмотрим, в каких ситуациях что-то может пойти не так.

Бардак во взаиморасчетах

Если у вас бардак во взаиморасчетах, прежде чем ожидать автоматической работы, нужно исправить все неверные остатки хотя бы на текущий момент. Причем очень часто сделать это самостоятельно, без помощи программистов, трудно или вообще невозможно.

Если у вас не совсем запущенная ситуация, можно попробовать зачесть авансы и долги при помощи Корректировки долга (операция Зачет авансов) по каждому проблемному контрагенту.

И после того, как вы исправите ситуацию по этому контрагенту, можно ожидать чего-то дельного от автоматического поведения программы.

Специфические операции: возвраты или корректировки долга

К сожалению, не во всех документах есть автоматический зачет авансов/долгов:

• корректировка долга фиксирует конкретные документы и не актуализирует их при перепроведении
• возвраты вообще сложно оформить без помощи специально обученных людей, так как там всё неочевидно

Изменения задним числом

Мы уверены, что вы не сверхчеловек и иногда «залезаете» в прошлые периоды — что-то удаляете или добавляете. В этот момент ваши взаиморасчеты сбиваются: документы, которые автоматически зачли какие-то долги, теперь должны зачесть какие-то другие долги.

Чтобы всё исправить, нужно просто перепровести документы, но:

• в программе нет специальных механизмов для перепроведения документов (возможность в меню Администрирование — Корректировка данных — Групповое перепроведение документов не в счет, так как это инструмент для специалистов)
• вы не знаете, с какого периода перепроводить документы, и программа вам не подскажет
• если по контрагенту были специфические операции, они не актуализируются автоматически, и нужно будет их переделывать вручную, а потом опять перепроводить документы

Вывод: автозачет от разработчиков УНФ значительно упростил работу, но панацеей не стал и во многих случаях совсем не поможет.

Вариант 2. Расширение для автоматического зачета авансов

Мы решили придумать другой вариант, чтобы всё на самом деле работало автоматически.

Чем мы руководствовались:

• важно минимизировать ручные действия
• зачет авансов и долгов должен быть примерно по ФИФО (если в каких-то случаях будет иначе, это не критично)
• важно, чтобы расчеты были верны на текущий момент. Если что-то не так в прошлых периодах, это не очень важно, так как у нас система оперативного учета
• нам не важно, как в счете-фактуре/УПД заполнится поле к платежно-расчетному документу № (во-первых, мы на УСН, а во-вторых, заполнение этого поля — очень спорный вопрос)

Концепция доработки

1. Отключили контроль остатков по взаиморасчетам (иногда программа не дает провести документы из-за того, что срабатывает контроль остатков, а в «ругательных» сообщениях может разобраться только гений)
2. Каждую ночь анализируются расчеты и автоматически исправляются ошибки расчетов (например, если был минусовой долг, он перенесется на аванс), а авансы зачитываются на долги по ФИФО
3. В начале месяца создается «пачка» документов Корректировка регистров и Операций, которые в течение месяца актуализируются в соответствии с выбранным расписанием. В начале следующего месяца создается новый документ

У этого решения есть минус — довольно сложная работа с документами Корректировка долга. Так как это один из самых сложных документов в УНФ, учесть все нюансы в доработке не получается. На данный момент мы при необходимости вырабатываем дополнительную логику работы и контроля на конкретных внедрениях за дополнительную плату.

Как работает автоматический зачет?

1. Анализируются и исправляются все отрицательные остатки (минусовой долг переносится на аванс, а минусовой аванс — на долг)
2. Выявляются авансы и по ФИФО закрываются на долги, пока не кончатся либо долги, либо авансы

При этом корректируются не только регистры взаиморасчетов, по которым строятся все отчеты по долгам, но и движения по Управленческому регистру, чтобы баланс тоже строился корректно.

Как запустить зачет авансов?

Мы рекомендуем настроить регламентное задание, которое будет делать всё автоматически.

Пользователи коробочных решений могут настроить регламентное задание в специальной внешней обработке в меню Компания — Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Дополнительные отчеты и обработки — Зачет авансов взаиморасчетов (Автовыполнение).

Рекомендуемые настройки

• Повторять: каждые 1 день
• Время начала: 01:00 ночи

Чтобы регламентное задание работало, у вас должна быть серверная версия 1С или облачная 1С, например 1С:ФРЕШ.

Пользователи облачных 1С смогут настроить расписание выполнения автоматического зачета при установке расширения из магазина расширений.

Чтобы запустить обработку вручную, зайдите в меню Компания — Сервис — Зачет авансов взаиморасчетов.

Почему нам можно доверять?

• Мы давно и много занимаемся УНФ
• Мы обсуждаем с разработчиками проблему ведения взаиморасчетов в УНФ уже много лет, и многие доработки были сделаны по нашей инициативе
• Наше расширение протестировано на нескольких крупных базах УНФ с масштабным документооборотом, поэтому мы уверены в алгоритмах

Как установить расширение?

Доработка выполнена в форме расширения и устанавливается через меню Компания — Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Расширение возможностей программы.

Сколько стоит расширение?

• Расширение с подключением и первичной консультацией: 18 000 руб.
• Доступ к обновлениям на 12 месяцев: 9 000 руб.

Заказать расширение

Доступно в 1С:ФРЕШ

Мы тестируем наши расширения только на последних версиях программ 1С. Если вы пользуетесь более ранним релизом программы, мы можем предоставить вам предыдущую версию расширения. В этом случае может быть доступен не весь заявленный функционал.

Поддержка

При покупке расширения мы рекомендуем выбрать вариант с подключением и первичной консультацией — в этом случае мы поможем настроить продукт и ответим на вопросы.

В стоимость входит год бесплатной поддержки — если обновится конфигурация или изменится форма, мы всё поправим. Чтобы получить актуальную версию, напишите на почту: info@ms1c.ru. Менеджеры проверят доступ к поддержке и отправят вам новую версию или счет.

Если при работе с расширением у вас возникнут вопросы или подозрение, что оно работает с ошибками, напишите на почту info@ms1c.ru и подробно опишите их. Если у нас будет возможность ответить сразу, ответим без дополнительной оплаты. Если быстро ответить не получится и потребуется глубокий анализ, нужно будет докупить время для расширенной консультации (тарифы можно уточнить у менеджеров). Мы подключимся к вам и подробно разберем ситуацию. Если ошибка в продукте подтвердится, мы исправим ее без дополнительной оплаты.

При необходимости мы можем включить в продукт новый функционал — подробнее можно узнать у менеджера.

Обсудить с менеджером

Обновления

Изменения в версиях расширения