Разбираемся, как сократить двойную работу по вводу платежных документов в 1С:Бухгалтерию государственного учреждения и Бюджет-NEXT — с помощью настройки обмена
Специалистам бюджетных организаций часто приходится работать не только в стандартных бухгалтерских программах — но и в дополнительных системах. Например, учет ведется в БГУ 2.0, а проведение платежей проходит в казначейских сервисах. В итоге один и тот же платеж приходится загружать дважды в разные системы.
Как сократить лишние действия? В 1С реализован инструмент обмена, позволяющий выгружать из БГУ оформленные платежные документы в казначейскую систему и, наоборот, загружать в БГУ выписки по лицевому счету с платежами, созданными в казначейских сервисах.
Такой механизм заметно ускоряет работу, но в решении из коробки пока может быть использован только для обмена с федеральной казначейской системой.
Из Бюджет-NEXT — в БГУ
Сегодня мы разберем, как можно импортировать платежные поручения из Бюджет-NEXT в «Бухгалтерию государственного учреждения».
В Смоленской области, где мы сотрудничаем с различными бюджетными организациями, например, областные учреждения формируют платежки в Бюджет-NEXT, а стандартной загрузки в БГУ не предусмотрено.
Наша обработка закрывает этот разрыв: она читает xls/xlsx-файлы, выгружаемые из Бюджет-NEXT, и преобразует их в кассовые поступления и выбытия. Пользователю остается дополнить несколько реквизитов — и система создает уже проведенные документы.
Из Бюджет-NEXT формируются два отдельных файла:
- с платежными поручениями на поступления
- с платежными поручениями на выплаты
Перед началом работы обработки нужно заполнить данные: Организация, ИФО (если учет ведётся по ИФО), КПС 201.11 и Счет. Это необходимо, чтобы в создаваемых обработкой документах корректно проставлялись все данные.
В дальнейшем, запуская обработку, заполнять поля каждый раз будет не нужно — данные сохраняются.
Загрузка кассовых выбытий
Чтобы импортировать xls/xlsx с кассовыми выбытиями, откройте вкладку Загрузка выбытий. Далее нажмите Анализ файла и выберите нужный файл (документ) для обработки.
После загрузки в таблице появятся данные из документа.
На вкладке Загрузка выбытий значения подставляются автоматически:
- Дата, Дата проводки, Сумма, ИНН, КПП
- Контрагент. Заполняется, если в базе найден контрагент с теми же ИНН и КПП и отсутствуют дубликаты
- Типовая операция. Проставляется для налоговых платежей; в остальных случаях поле остаётся пустым и требует ручного ввода. Допустимо групповое заполнение строк
- Кор. счет. По умолчанию — 302.00, если платёж не относится к налогам
- Налог. Заполняется при налоговых платежах
- Назначение платежа, КПС назначения, КОСГУ назначения, Лицевой счёт, КФО, Источник средств
Вручную требуется заполнить колонку Договор, поскольку у одного контрагента может существовать несколько договоров, и обработка не понимает, к какому именно договору относится платежный документ.
Значения в колонках можно корректировать вручную как для одной строки, так и сразу для нескольких — через кнопку Установить значение колонки. Для этого отметьте флажками нужные строки, щелкните мышью по соответствующей колонке, затем выберите Установить значение колонки и укажите требуемое значение.
После проверки заполнения реквизитов отметьте флажками те строки табличной части, по которым требуется сформировать документы, и нажмите кнопку Создать кассовые выбытия для их создания.
Чтобы не помечать каждую позицию отдельно, воспользуйтесь кнопкой Установить флажки, которая выделит все строки в табличной части разом.
После того, как операция будет завершена, придет уведомление, что документ создан. Ссылка на него будет в табличной части.
Доступ к документ есть сразу в обработке, также его легко найти в списке кассовых выбытий.
Загрузка кассовых поступлений
Точно также работаем с платежками (поступлениями) в Загрузке поступлений. Для этого используется кнопка Анализ файла, с помощью которой подгружается xlsx-файл и происходит заполнение табличной части обработки.
Поля в Загрузке поступлений заполняются по такому же принципу, как и в Загрузке выбытий. В графе Кор. счет по умолчанию выбирается 205.00, а в Типовой операции — Поступление доходов (205.00, 209.00).
Для формирования проведенных кассовых поступлений необходимо, как и при создании кассовых выбытий, вручную указать договоры.
После проверки данных в таблице нажмите Создать кассовые поступления — система сформирует соответствующие документы.
Если все реквизиты в обработке заполнены корректно, созданные документы будут проведены автоматически.
В противном случае документ всё равно создастся, но без проведения, а обработка выведет сообщения об ошибках заполнения, которые можно исправить уже в созданном документе.
