Результаты автоматизации
- Компания рассчитывает зарплату в одном окне 1С:ЗУП без использования Excel
- Специалисты по заработной плате экономят время при расчете страховых взносов и подготовке отчетов
-
При составлении приказов программа автоматически заполняет данные о плановых начислениях, отпуске
и т. п. , что сократило количество ошибок - Настройка мотивации сотрудников упростила выплату премии
- Уменьшились трудозатраты на формирование справок по запросам сотрудников, так как единая база 1С содержит все данные о них
- Процесс подготовки отчетности в контролирующие органы стал быстрее
О компании
Компания «Бакалея Оптом» (ИП Шкляева Анна Валентиновна) поставляет продукты питания в магазины города Кирова, Кировской области и республики Коми. Является дистрибьютором более чем 40 крупнейших производителей России.
Проблемы
Компания многие годы вела зарплату и сдавала отчетность в СБИС, но ее не устраивало, что обновления программы часто выходили с задержкой. Когда в законодательстве что-то меняется, появляются новые требования к отчетности или расчетам, важно, чтобы ПО регулярно обновлялось.
Клиент думал, как можно развиваться дальше. Когда стали появляться новые информационные системы («Меркурий», «Честный знак» и т. д.), компания поняла, что не сможет написать эти интеграции самостоятельно, в то время как в 1С эти модули регулярно добавляются. Помимо этого, клиент хотел избежать рисков, связанных с санкциями по программному обеспечению.
Компания рассматривала для перехода в СБИС Онлайн и 1С. Но СБИС Онлайн не подошел для торговли. В организации оборот 1 000 документов в день, и вносить эти документы в веб-интерфейсе вручную было бы невозможно. Нужна была оконная программа, в которой есть возможность быстро работать.
Задача автоматизации
Перейти со СБИС на программный продукт 1С:Зарплата и управление персоналом.
Что мы сделали
В СБИС зарплата считалась корректно, но при выдаче аванса не удерживались суммы по исполнительным листам. Данные по отпускам кадровик вел в Excel.
В первую очередь мы использовали штатные механизмы. При первоначальной настройке программы загрузили ФИО, даты рождения, ИНН и СНИЛС сотрудников из предоставленного клиентом Расчета по страховым взносам.
Руководитель IT-отдела компании предоставил нам файлы, содержащие информацию о плановых начислениях. Мы загрузили эту информацию в документ Начальная штатная расстановка с помощью обработки ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента_УФ.
Затем программисты ГК «МастерСофт» разработали дополнительные обработки: ЗагрузкаАдресовСотрудников, ЗагрузкаДанныхОСотрудниках, ЗагрузкаТрудовойСтаж. С их помощью мы загрузили адреса, стаж и недостающую информацию о сотрудниках.
Самый сложный вопрос во всех переходах — это данные по сотрудникам для расчета среднего. Бухгалтер организации предоставила нам необходимые данные по месяцам в Excel. С помощью обработки мы загрузили данные в регистры программы. Благодаря этому мы сократили время ручной работы по расчету отпуска и других средних. Так как учет данных по остаткам отпусков велся только на бумаге, мы внесли остатки отпусков в начальную штатную расстановку, что позволило и дальше вести их учет в программе.
Какие трудности возникли в процессе перехода
Были сложности с переносом данных: необходимо было верно занести данные в регистры, чтобы программа могла автоматически их использовать. Также клиент должен был за короткий срок научиться работать в новой программе.
Чтобы проверить правильность расчетов, мы совместно с клиентом тестово рассчитали несколько документов по отпускам и командировкам и там, где нашли неточности переноса, поправили необходимые данные в регистрах программы.
Результаты автоматизации
- Компания рассчитывает зарплату в одном окне 1С:ЗУП без использования Excel
- Специалисты по заработной плате экономят время при расчете страховых взносов и подготовке отчетов
- При составлении приказов программа автоматически заполняет данные о плановых начислениях, отпуске и т. п., что сократило количество ошибок
- Настройка мотивации сотрудников упростила выплату премии
- Уменьшились трудозатраты на формирование справок по запросам сотрудников, так как единая база 1С содержит все данные о них
- Процесс подготовки отчетности в контролирующие органы стал быстрее
В реализации кейса участвовало четыре человека со стороны клиента (два IT-специалиста, бухгалтер и кадровик) и два специалиста ГК «МастерСофт» (консультант и программист). Переход на ЗУП занял два месяца.
