Автоматизировали расчет стоимости заказа для дистрибьютора лакокрасочных материалов

О клиенте

Фирма «ЛИК» с 2006 года занимается оптово-розничной продажей лакокрасочных материалов (морилки, лака, продуктов на водной основе, красок, масел, воска, декоративной штукатурки и т. д.), подбором клеевых и расходных материалов, цвета красителей и колеровкой цветных ПУ эмалей. 

Компания сотрудничает с деревообработчиками, производителями мебели, строительными компаниями и частными лицами. Проводит профессиональные технические консультации по применению материалов.

О задаче

Компания ведет учет в программном продукте 1С:Управление торговлей с выгрузкой в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0. Большую часть расчетов при формировании заказов и чеков сотрудники производят и заносят в 1С вручную.

Большинство товаров из ассортимента приходит в заводской таре объемом 25 л. Часть клиентов заказывает меньшие объемы. Для таких продаж компания установила надбавку к цене за литр. В этом случае при продаже сотрудники вынуждены разливать продукцию из заводской тары в меньшие по объему упаковочные ведра, вручную рассчитывать стоимость (умножать цену на повышающий коэффициент и добавлять в продажу ведро соответствующего объема, например 700 мл в ведро объемом 1,1 л) и заносить полученные цифры в 1С.

Такие ручные операции периодически приводили к ошибкам и занимали существенную часть рабочего времени.

Клиент обратился к нам с задачей найти решение, которое позволило бы минимизировать трудозатраты, исключить ошибки и с помощью «одной кнопки» закрывать несколько операций.

Что мы сделали

Мы решили ввести дополнительные поля в табличную часть, добавить кнопку в форму и создать отдельный регистр сведений.

Так как количество товара может меняться в процессе заполнения заказов и чеков, одновременно должно меняться и ведро. Также для дополнительного контроля нужно было выделить уже рассчитанную цену с учетом повышающего коэффициента и убедиться, что сотрудник не забыл рассчитать ведро (особенно когда после записи заказа он добавил строчку заказа с новым ведром).

В табличной части документов Заказ покупателя и Чек мы добавили:

• столбцы для указания необходимости наценки и ее размера (она может быть разной)
• столбцы Розлив (булево) и % Розлива
• столбцы для указания необходимости добавления тары и ее размеров (в зависимости от объема) — они заполняются автоматически после установки галки Розлив. При этом в табличную часть в графу Тара добавляется ведро из вилки, прописанной в Регистре розлив-тара. Для автоматического заполнения ведра мы разработали Регистр сведений, в котором прописали диапазон объема товара для каждого вида тары (например, количество до 0,5 л — ведро 0,5 л, от 0,51 л до 1,1 л — ведро 1,1)

На поле мы добавили кнопку Розлив/Тара с командами, которые позволяют установить процент розлива, рассчитать необходимую тару и сбросить расчет тары (при изменении строк в заказе). По команде Рассчитать розлив и тару происходит расчет цены, умноженной на повышающий коэффициент (при этом цена выделяется жирным шрифтом — благодаря этому становится видно, что цена рассчитана) и заполнение тары из столбцов в строки.

Если сотрудник установил галку Розлив, но не рассчитал тару, при записи документа появляется сообщение о том, что тара не рассчитана, и документ не записывается. После заполнения тары документ можно записать.

Если тара не нужна, галку Тара можно снять. Программа видит, что розлив есть, а ведра нет, и выдает справочное сообщение о том, что в заказе есть позиции с розливом, но без тары. Сотрудник это подтверждает, и документ записывается.

Результаты автоматизации

• Объем операций, которые сотрудникам приходилось делать вручную, значительно снизился, и у них появилось время на решение других, более важных задач
• Автоматизация процесса позволила минимизировать ошибки, которые возникали в процессе ручного расчета и занесения данных в 1С
• В результате автоматизации сотрудникам в любой момент доступна актуальная информация о продажах