Автоматизировали плановое производство в 1С:Бухгалтерии предприятия для производителя упаковки

О клиенте

Компания занимается производством и оптовыми продажами упаковочной продукции. Выполняет как небольшие индивидуальные заказы, так и крупные — обеспечивает упаковочной продукцией супермаркеты, торговые сети и промышленные цеха известных федеральных интернет-магазинов. Основные товары — курьерские пакеты и пакеты ПВД.

Организация относится к категории малого бизнеса. Производство расположено в Московской области, продажи осуществляются по территории России, в основном в Москве и Московской области.

О задаче

Раньше клиент для учета и планирования производства использовал Google-таблицы и Excel. Это было простое решение, которое не требовало больших инвестиций и внедрения новых систем. Работники заполняли таблицы вручную, планировали производство, следили за загрузкой оборудования и сменами.

Но это решение имело недостатки:

• ошибки при вводе данных: из-за большого объема данных, частых обновлений и многократных ручных операций часто происходили ошибки в расчетах и записях. Например, при ручном переносе данных или неверном обновлении формул возникали несоответствия между плановыми и фактическими показателями
• отсутствие контроля версий: когда несколько сотрудников одновременно работали с таблицами, происходили конфликты данных — например, одни данные не обновлялись вовремя, а другие данные перезаписывались, что приводило к дублированию или потере информации
• отсутствие интеграции: Excel и Google-таблицы плохо интегрировались с другими системами учета, такими как складской учет или CRM-система. Это ограничивало автоматизацию и замедляло процессы принятия решений
• трудности с масштабированием: с увеличением объема производства и ростом числа заказов таблицы становились неэффективными. Визуализация больших объемов данных становилась проблемой, и сотрудники тратили слишком много времени на обновление и анализ информации

Клиент понимал, что дальнейшее использование для учета и планирования производства Google-таблиц и Excel приведет к ряду сложностей:

• увеличение ошибок в данных: таблицы требуют значительного ручного труда, что увеличивает вероятность ошибок при заполнении данных; также при одновременной работе нескольких сотрудников с таблицами возможно возникновение конфликтов информации и дублирование записей
• потеря времени и снижение эффективности: обновление и анализ таблиц для планирования требует много времени, невозможно быстро сопоставлять плановые и фактические показатели по оборудованию и сменам
• отсутствие прозрачности: таблицы трудно централизовать, особенно если объем данных растет; нет структурированных отчетов (для анализа требуется дополнительное время на формирование сводок вручную); недооценка возможностей (невозможно понять, какое оборудование работает наиболее эффективно, что препятствует оптимизации процессов)
• снижение производительности труда: сотрудники тратят значительное время на рутинные операции вместо анализа и принятия решений, также из-за недостатка прозрачности сложно выявить и исправить узкие места в производственных процессах
• ограничения в масштабировании: с увеличением объемов производства управление с помощью таблиц становится трудоемким и неэффективным, также таблицы не позволяют интегрироваться с другими системами, такими как складской учет, CRM и т. д.

Клиент обратился к нам с потребностью перенести расчет эффективности смены в 1С:Бухгалтерию предприятия. В принятии решения со стороны клиента участвовали специалисты экономического, финансового и производственного отделов.

Цели автоматизации

1. Перенос учета планирования производства из Google-таблиц в 1С:БП 3.0
2. Реализация индивидуального учета в разрезе оборудования (с учетом производственных возможностей каждого станка) и смен (дневная и ночная)
3. Оптимизация процесса планирования и учета производства
4. Повышение точности в достижении производственных целей
5. Понимание эффективности работы на том или ином оборудовании, повышение производительности труда

Клиент выбрал решение на базе 1С:Бухгалтерии, так как оно обеспечивает:

• высокую степень интеграции с уже существующими бизнес-процессами, минимизируя затраты на обучение и внедрение
• возможность расширения функционала с учетом роста и развития компании
• удобную и интуитивно понятную систему отчетности и анализа

Решения, связанные с использованием стороннего ПО (например, расширения для Google-таблиц), не рассматривались, так как не обеспечивали должного уровня интеграции и ограничивали возможности для дальнейшего масштабирования и углубленного анализа данных

Компания приняла во внимание риски и затраты на кастомизацию, но они были сбалансированы с потенциалом долгосрочных выгод от улучшения качества и скорости расчетов, а также с возможностью получения подробной аналитики, которая поможет повысить общую эффективность производственного процесса.

Этапы и ход работы

1. Поступление запроса от клиента

На этом этапе клиент обратился с запросом на автоматизацию расчета эффективности смен и учета оборудования, ранее выполнявшихся вручную в Google-таблицах.

Задачи:

• выявление точных потребностей клиента
• сбор информации о текущих бизнес-процессах и проблемах с их ручной реализацией
• оценка объема данных, которые необходимо интегрировать
• обсуждение первых идей по автоматизации и возможным решениям

2. Разработка и постановка технического задания

На основе собранных требований и анализа бизнес-процессов был сформирован детализированный план и техническое задание.

Задачи:

• обсуждение с клиентом и уточнение требований к системе
• определение ключевых функций: учет смен, работа с оборудованием, создание отчетности

• разработка и согласование документации, где описаны все требования и функциональные блоки системы
• подготовка схемы интеграции и описание процессов

3. Оценка руководителя отдела разработки в часах

Оценка технической сложности задачи, времени и трудозатрат, необходимых для разработки системы.

Задачи:

• оценка времени, необходимого для разработки каждого функционала (модули учета смен, расчеты эффективности, интерфейсы, отчеты)
• составление графика разработки и этапов внедрения
• определение рисков и трудозатрат на разработку

4. Разработка

На этом этапе началась реализация решения: настройка системы, программирование, создание интерфейсов и отчетности.

Задачи:

• настройка учетных процессов в 1С (модулей для учета смен, учета оборудования, расчетов)
• разработка интерфейсов для пользователей (настройка визуализации данных, отчетов)
• создание регистров и обработок для учета производственных процессов

5. Тестирование

Этот этап был посвящен проверке работоспособности системы, выявлению и устранению ошибок.

Задачи:

• проведение функциональных тестов: проверка корректности работы всех функций системы (учет смен, расчеты, отчетность)
• тестирование интерфейсов, проверка корректности интеграции с другими подсистемами
• пилотное тестирование с участием сотрудников клиента для проверки системы в реальных условиях
• выявление и исправление багов и недочетов в расчетах и логике работы

6. Загрузка на рабочую базу

Переход от тестовой базы к рабочей системе, ее подготовка к реальному использованию.

Задачи:

• перенос всех данных с тестовой базы на рабочую
• настройка прав доступа и конфиденциальности данных
• финальная настройка системы с учетом реальных условий эксплуатации (например, учет специфики смен, оборудования и производственных мощностей)
• переход на использование новой системы учета и планирования

В ходе проекта заказчик отвечал за стратегические и финансовые решения, клиентские экономисты, финансисты, производственники обеспечивали качественную обратную связь и уточнение деталей, связь между IT-подразделениями и конечными пользователями, проверяли корректность внедрения системы на разных этапах.

Программисты и консультанты со стороны МастерСофта отвечали за техническую реализацию проекта, настройку и интеграцию, а также за обучение пользователей и дальнейшую поддержку.

Как работает продукт

Конкретный блок, который важен клиенту, — это расчет эффективности смен (дневной и ночной) с учетом производственного оборудования.

Повышение точности расчетов и анализа
До автоматизации расчет эффективности смен вели вручную в Google-таблицах. Это требовало много времени и усилий, а также увеличивало вероятность ошибок. Теперь система автоматически сопоставляет фактические и плановые показатели, что позволяет точнее отслеживать эффективность работы в разрезе смен и оборудования.

Оптимизация использования оборудования
Важно, чтобы оборудование использовалось максимально эффективно в рамках каждой смены. Теперь компания может на основе точных данных по эффективности определять, какие машины или линии нужно использовать больше, а какие менее интенсивно, что напрямую влияет на повышение производительности.

Обеспечение прозрачности и аналитики
Теперь клиент может в любой момент получить подробную аналитику по каждому станку и смене. Это не только упрощает оценку текущей эффективности, но и помогает принять оперативные решения по оптимизации производства. Это особенно важно для анализа производственного процесса и принятия решений о перераспределении ресурсов.

Сокращение времени на рутинные операции
Автоматизация расчета позволяет сократить время, которое сотрудники тратили на ввод и обработку данных вручную. Теперь система генерирует отчеты по сменам и эффективности с минимальными затратами времени, а сотрудники могут сосредоточиться на более важных задачах.

Понимание узких производственных мест и их устранение
Расчет эффективности смен в разрезе оборудования помогает более точно выявлять узкие места в производственном процессе. Если оборудование не достигает запланированных показателей, это сигнал для руководства, чтобы разобраться в причинах и оперативно их устранить.

Важность для бизнеса
Автоматизация расчетов в разрезе смен и оборудования позволила клиенту:

• повысить точность планирования
• снизить операционные затраты на ведение учета
• ускорить принятие управленческих решений
• повысить эффективность использования производственных мощностей
• обеспечить более точную отчетность для руководства

Таким образом, расчет эффективности смен стал ключевым элементом, на который клиент делал ставку, понимая, что именно он напрямую влияет на улучшение производственных показателей и оптимизацию процессов.

Внедренный продукт используют экономический, финансовый и производственный отделы компании клиента.

Результаты автоматизации

Одним из ключевых преимуществ внедрения автоматизированной системы является экономия времени сотрудников, которые ранее рассчитывали показатели эффективности смены вручную.

Сопоставление фактических и плановых показателей и расчет эффективности — важнейшие этапы анализа производственного процесса. Они позволяют не только выявить отклонения от плана, но и оценить, насколько эффективно используются ресурсы, а также принять необходимые меры для оптимизации работы.

Автоматизация оправдала ожидания клиента по нескольким ключевым причинам:

• снижение трудозатрат и экономия времени
• уменьшение количества ошибок
• повышение эффективности производства
• снижение затрат
• оперативное принятие решений
• удовлетворенность сотрудников