Автоматизация документооборота
Немного о нас:
Государственное бюджетное учреждение «Городской центр социальных программ и профилактики асоциальных явлений среди молодежи «КОНТАКТ» создано в 1995 году.
Сегодня центр работает в 18 районах Санкт-Петербурга. Ежегодно специалисты и волонтеры Центра «КОНТАКТ» помогают тысячам детей адаптироваться в непростой жизни и выбрать верную дорогу — созидательный путь здорового образа жизни, дружбы, любви и семейных ценностей.
Проблемы:
- Имеется большое количество филиалов, обмен данными между ними был по электронной почте, это было долго и сложно.
- Серьезные временные потери.
- Материальные затраты на обмен данными.
Задачи автоматизации:
Необходимо наладить быстрое устойчивое взаимодействие между всеми 18 городским филиалами организации и центральным офисом. Настроить автоматическое формирование отчетности.
Сократить время поиска документов.
Сокращение количества этапов и сроков согласования документов.
Повысить исполнительской дисциплины (установить средний срок просрочки исполнения документов).
Сократить затраты на расходные материалы (бумага, картриджи).
Сократить трудозатраты на обработку документов.
Как происходила автоматизация
Мы уже сотрудничали с ГК «МастерСофт», специалисты компании всегда помогали нам с решением возникающих вопросов, в этот раз мы тоже обратились к ним. Предложенный ими вариант решения на базе 1С: Документооборот государственного учреждения позволял полностью удовлетворить наши потребности.
Что сделали:
- Создали новые варианты отчетов.
- Загрузили базу имеющихся документов.
- Синхронизировали с имеющимся программным обеспечением.
Результат:
- В настоящее время уровень взаимодействия между филиалами серьёзно повысился.
- Сроки работы с документами и просрочки свелись к минимуму.
- Экономия расходных материалов выросла на порядок.