Почему важно сверять данные при обмене между программами и как упростить этот процесс<br />
Компании, которые используют 1С:Управление нашей фирмой (УНФ), обычно параллельно ведут учет в 1С:Бухгалтерии предприятия (БП). УНФ помогает управлять бизнесом, а Бухгалтерия нужна для расчета налогов и отчетности.
Чтобы не дублировать работу, настраивают обмен данными между системами. Но он сложный: часть операций приходится править вручную, иногда обмен дает сбои или переносит не все документы.
Главный риск — если в Бухгалтерию попадут не все или неправильные данные, налоги будут рассчитаны неверно. Это может привести к штрафам или переплате. Поэтому возникает необходимость сверять данные.
Какие вопросы возникают при обмене
- Совпадают ли данные в УНФ и БП?
- Какие показатели должны быть одинаковыми?
- Что делать, если есть расхождения?
- Можно ли избежать ошибок «задним числом», штрафов и переплат?
Мы давно занимаемся бухгалтерским обслуживанием малого бизнеса и столкнулись с большим количеством технических и организационных проблем расхождения данных между системами.
Чтобы понять, совпадают ли данные и можно ли сдавать по ним отчетность и считать налоги, мы пробовали:
- сверять остатки по важным участкам учета: банк, касса, товары, расчеты. Но сверяется все равно не всё. Непонятно, что делать с расхождениями, которые появились до того, как мы начали отвечать за учет. Есть множество ситуаций, когда данные не сходятся
- автоматизировать сверку остатков — но столкнулись с теми же проблемами
- сверять документы — все ли перенеслись, строить журналы и сверять в Excel. Но и здесь есть нюансы. Например, один документ УНФ может превращаться в несколько документов в Бухгалтерии
Как упростить сверку данных
Наш опыт показал, что эффективнее всего сверять документы: проверять, все ли они перенеслись из одной базы в другую.
Мы разработали инструмент, который помогает автоматизировать процесс сверки, — телеграм-бот.
Как устроен сервис?
К телеграм-боту можно подключить базы УНФ и Бухгалтерии.
Общая информация о сверке
Бот показывает общее количество документов в УНФ и БП и количество расхождений.
Результаты расхождений
Если есть расхождения между базами, бот показывает карточку:
Или документы, которые не найдены в БП или УНФ:
Бухгалтер сразу видит, что требует внимания, и может исправить ошибки до сдачи отчетности. Это экономит время, деньги и снижает риск штрафов.
В каких версиях работает сервис
Сервис поддерживает актуальные версии УНФ и Бухгалтерии:
- локальные базы;
- облачные версии (1С:ФРЕШ, 1С:БО).
Для локальных версий потребуется опубликовать базу на веб-сервере. Настройку можно поручить нашим специалистам или системному администратору.
Как попробовать телеграм-бот
Сейчас доступна бета-версия сервиса. Она уже работает с реальными базами и помогает находить расхождения.
Хотите протестировать сервис? Подключайте бота по ссылке. Об ошибках можно сообщить по кнопке «Помощь».