Что требует законодательство
Бюджетные учреждения обязаны хранить архивные документы по правилам Росархива (приказ № 77 от 31.07.2023). Согласно п. 4 Правил организации хранения, для архивного хранения электронных документов нужна система хранения электронных документов (СХЭД).
Государственные органы при создании СХЭД и для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем должны руководствоваться Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденными приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69. Система электронного документооборота (СЭД) должна формировать контейнер электронного документа, содержащего контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A (п. 3.34 Требований).
Рассказыааем, как закрыть эту задачу с помощью 1С.
1С:Архив как СХЭД для бюджетного учреждения
1С:Архив позволяет выполнить все архивные процедуры, прописанные в законодательстве:
- принимает документы из систем-источников
- обеспечивает надежное долговременное хранение электронных документов
- сохраняет юридическую значимость на протяжении всего срока хранения
- формирует обязательные учетные документы архива: описи дел, реестр описей, книгу учета поступления и выбытия дел, список фондов, лист фонда, акты на уничтожение и другие
По истечении срока обычная электронная подпись не проходит полную проверку из-за отсутствия подтвержденной информации о дате подписания. 1С:Архив автоматически усовершенствует подпись до формата CAdES-Av3 при приеме документов. Этот формат подходит для архивного хранения и позволяет продлевать проверяемость подписи на неограниченное время.
Какие данные передаются из 1С:БГУ 2.0 в 1С:Архив
Набор данных зависит от версии 1С:БГУ.
Из 1С:БГУ ПРОФ передаются:
- данные электронных документов внутреннего ЭДО БГУ ПРОФ
- файлы устаревшего механизма внутреннего ЭДО Библиотеки электронных документов (БЭД)
- данные электронных документов от контрагентов / контрагентам (внешнего ЭДО БЭД)
- файлы электронных документов из ЕИС, подписанных обеими сторонами
- присоединенные к объекту файлы
- сведения регламентированных налоговых и статистических отчетов
Из 1С:БГУ КОРП передаются:
- все сведения, что и для БГУ ПРОФ
- файлы внутренних электронных документов подсистемы «Процессы обработки документов» (в том числе дополнительные задания)
Что отображается в 1С:Архив
В документах, принятых в 1С:Архив, отображаются:
- дата поступления в архив
- система — источник документов
- ссылка на учетный документ
- архивный шифр
- присоединенные файлы с возможностью просмотра прямо в конфигурации
Как отправить документы в 1С:Архив
Чтобы отправить сведения для одного документа, откройте нужный документ в 1С:БГУ, нажмите Еще — Отправить в 1С:Архив.
Чтобы отправить сведения группы документов, отберите их по типу основания и нажмите Отправить документы в 1С:Архив.
После успешной отправки документ учета блокируется — пользователи не смогут его отредактировать.
В списке документов появляется специальная пиктограмма:
Когда срок хранения истекает, после уничтожения архивных дел и удаления связанных с ними файлов в 1С:Архиве информация об этом поступает обратно в 1С:БГУ. Статус документа и пиктограмма состояния обмена автоматически обновляются.
Как выгрузить документы из архива
Чтобы передать документы в электронном виде, их нужно предварительно выгрузить. В 1С:Архиве есть два режима выгрузки.
Режим 1: для предоставления в ФНС
Выгружает файлы в формате, утвержденном приказом ФНС РФ от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16:
- файлы ЭДО — выгружаются в формате XML (формализованный формат для автоматической обработки в ФНС), упакованные в zip-файл с файлом-описанием по формату ФНС
- файлы не ЭДО — выгружаются файлы визуализации документов в неформализованных форматах (TIF, JPG, PDF или PNG), упакованные в zip-файл с файлом-описанием по формату ФНС
Режим 2: все файлы
- выгружаются все файлы 1С:Архива и ЭДО (содержимое контейнера) на диск без дополнительного описания
- внутри zip-файла предусмотрена группировка по ролям
Что выбрать: 1С:Документооборот или 1С:Архив
Целей внедрения электронного архива может быть много. Грамотный предварительный анализ поможет сориентироваться перед внедрением и сократит время на выработку решения.
Мы предлагаем разные информационные системы в зависимости от ваших целей:
- для оперативного хранения документов — 1С:Документооборот;
- для долговременного и/или постоянного хранения электронных архивных документов — 1С:Архив.
