Настроили автоматический обмен информацией между 18 филиалами ГБУ «КОНТАКТ»

Автоматизация документооборота

Немного о нас:

Государственное бюджетное учреждение «Городской центр социальных программ и профилактики асоциальных явлений среди молодежи «КОНТАКТ» создано в 1995 году. Тогда в рамках Целевой программы Санкт-Петербурга «Семейная политика. Социальная защита семьи и детства» была создана Служба уличной социальной работы, которая сейчас является лишь одной из 10 программ Центра «КОНТАКТ» и называется сегодня «Социальный патруль». В конце 90-х Служба уличной социальной работы активно помогала детям и подросткам Петербурга, попавшим в трудную жизненную ситуацию: безнадзорным, малолетним правонарушителям, детям из дезадаптированнных семей, неформалам и многим другим. Основной задачей Центра было создание действенной сети организаций и специалистов, для реализации программ по профилактике асоциальных явлений среди молодежи и выявления условий, способствующих развитию девиантного поведения у детей, подростков и молодежи города.

Сегодня эта сеть создана и успешно работает в 18 районах Санкт-Петербурга. Ежегодно специалисты и волонтеры Центра «КОНТАКТ» помогают тысячам детей адаптироваться в непростой жизни и выбрать верную дорогу — созидательный путь здорового образа жизни, дружбы, любви и семейных ценностей.

Что имели:

1. Имеется большое количество филиалов, обмен данными между которыми осуществлялся с помощью электронный почты, что вызывало некоторые сложности.
2. Серьезные временные потери.
3. Материальные затраты на обмен данными.

А что было нужно:

1. Необходимо наладить быстрое устойчивое взаимодействие между всеми 18 городским филиалами организации и центральным офисом. Настроить автоматическое формирование отчетности.
2. Сократить время поиска документов.
3. Сокращение количества этапов и сроков согласования документов.
4. Повысить исполнительской дисциплины (установить средний срок просрочки исполнения документов).
5. Сократить затраты на расходные материалы (бумага, картриджи).
6. Сократить трудозатраты на обработку документов.

Как происходила автоматизация

Начало:

Мы имеем опыт сотрудничества с ГК «МастерСофт», специалисты компании всегда помогали нам с решением возникающих вопросов, в этот раз мы тоже обратились к ним. Предложенный ими вариант решения на базе 1С: Документооборот государственного учреждения позволял полностью удовлетворить наши потребности.

Как все происходило:

1. Произведен сбор данных с ответственных лиц Центра «КОНТАКТ»
2. Созданы новые варианты отчетов.
3. Загружена база имеющихся документов
4. Произведена синхронизация с имеющимся программным обеспечением

Результат:

1. В настоящее время уровень взаимодействия между филиалами серьёзно повысился.
2. Сроки работы с документами и просрочки свелись к минимуму.
3. Экономия расходных материалов выросла на порядок.

Автоматизация — взаимодействие между филиалами на высоком уровне.