Настроили автоматический обмен информацией между 18 филиалами ГБУ «КОНТАКТ»

Автоматизация документооборота

Немного о нас:

Государственное бюджетное учреждение «Городской центр социальных программ и профилактики асоциальных явлений среди молодежи «КОНТАКТ» создано в 1995 году. 

Сегодня центр работает в 18 районах Санкт-Петербурга. Ежегодно специалисты и волонтеры Центра «КОНТАКТ» помогают тысячам детей адаптироваться в непростой жизни и выбрать верную дорогу — созидательный путь здорового образа жизни, дружбы, любви и семейных ценностей.

Проблемы:

1. Имеется большое количество филиалов, обмен данными между ними был по электронной почте, это было долго и сложно.
2. Серьезные временные потери.
3. Материальные затраты на обмен данными.

Задачи автоматизации:

1. Необходимо наладить быстрое устойчивое взаимодействие между всеми 18 городским филиалами организации и центральным офисом. Настроить автоматическое формирование отчетности.

2. Сократить время поиска документов.

3. Сокращение количества этапов и сроков согласования документов.

4. Повысить исполнительской дисциплины (установить средний срок просрочки исполнения документов).

5. Сократить затраты на расходные материалы (бумага, картриджи).

6. Сократить трудозатраты на обработку документов.

Как происходила автоматизация

Мы уже сотрудничали с ГК «МастерСофт», специалисты компании всегда помогали нам с решением возникающих вопросов, в этот раз мы тоже обратились к ним. Предложенный ими вариант решения на базе 1С: Документооборот государственного учреждения позволял полностью удовлетворить наши потребности.

Что сделали:

1. Создали новые варианты отчетов.
2. Загрузили базу имеющихся документов.
3. Синхронизировали с имеющимся программным обеспечением.

Результат:

1. В настоящее время уровень взаимодействия между филиалами серьёзно повысился.
2. Сроки работы с документами и просрочки свелись к минимуму.
3. Экономия расходных материалов выросла на порядок.