Кто подписывает внутренние электронные документы и регистры в бюджетной организации

Остались вопросы?

Подробно расскажем о наших услугах, видах работ и типовых проектах, рассчитаем стоимость и подготовим индивидуальное предложение!

19 декабря 2023

Бюджетные учреждения при ведении бухгалтерского учёта должны применять унифицированные формы электронных документов согласно Приказу Минфина России от 15.04.2021 № 61н (доп. Приказами Минфина России от 28.06.2022 № 100н и от 07.11.2022 № 157н).

Перечень унифицированных форм электронных первичных учётных документов, применяемых при ведении бюджетного и бухгалтерского учёта государственных (муниципальных) учреждений, с указанием лиц, участвующих в подписании документов

В таблице приведены наименования и коды унифицированных форм электронных первичных учётных документов (ПЭД), утверждённые Приказом № 61н, специализированные документы БГУ 2.0, предназначенные для их формирования, а также перечень лиц, участвующих в подписании ПЭД с помощью простой электронной подписи (простая ЭП) или усиленной квалифицированной подписи (ЭЦП).

№ п/п	Код формы	Наименование формы документа	Документ	Кто подписывает
1	0510431	Ведомость группового начисления доходов	Ведомость начисления доходов	ЭЦП: ответственный исполнитель субъекта учёта с указанием должности, расшифровки подписи, номера контактного телефона (при наличии), адреса электронной почты (при наличии) и даты подписания ЭД
2	0510433	Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств	Акт о консервации (расконсервации)	Простая ЭП: члены комиссии, ответственный исполнитель ЭЦП: руководитель учреждения, председатель комиссии
2.1	0510432	Извещение о начислении доходов (уточнении начисления)	Извещение о начислении доходов	ЭЦП: ответственный исполнитель субъекта учёта с указанием должности, расшифровки подписи, номера контактного телефона (при наличии), адреса электронной почты (при наличии) и даты подписания ЭД
3	0510434	Акт приёма-передачи объектов, полученных в личное пользование	Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА Акт списания материалов Поступление МЗ	ЭЦП: лицо, ответственное за выдачу имущества в личное пользование (получение возвращённого имущества) Простая ЭП: лицо, получившее имущество в личное пользование (возвратившее имущество)
3.1	0510435	Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей	Акт об утилизации ОС (раздел ОС, НМА, НПА) Акт об утилизации МЗ	Простая ЭП: члены комиссии, ответственный исполнитель ЭЦП: руководитель учреждения (уполномоченное им лицо), председатель комиссии
4	0510436	Акт о признании безнадёжной к взысканию задолженности по доходам	Списание, восстановление задолженности по доходам	Простая ЭП: члены комиссии, ответственный исполнитель ЭЦП: руководитель учреждения (уполномоченное им лицо); председатель комиссии; согласование — руководитель (уполномоченное лицо) главного администратора доходов бюджета (учредителя)
5	0510437	Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счёта __________	Списание кредиторской задолженности	Простая ЭП: члены комиссии, ответственный исполнитель ЭЦП: руководитель учреждения (уполномоченное им лицо), председатель комиссии
6	0510439	Решение о проведении инвентаризации	Решение о проведении инвентаризации	Простая ЭП: ответственный исполнитель, подготовивший документ; лица, осуществляющие согласование; члены инвентаризационной комиссии (лист ознакомления) ЭЦП: утверждение руководителем учреждения
7	0510440	Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов	Решение о прекращении признания активом Решение о прекращении признания активом (материальные запасы)	Простая ЭП: члены комиссии, ответственный исполнитель ЭЦП: руководитель учреждения (уполномоченное им лицо), председатель комиссии
7.1	0510441	Решение о признании объектов нефинансовых активов	Решение о признании объектов нефинансовых активов Решение о признании объектов (материальные запасы)	Простая ЭП: члены комиссии, ответственный исполнитель ЭЦП: председатель комиссии
8	0510442	Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы	Решение об оценке имущества Решение об оценке имущества (материальные запасы)	Простая ЭП: члены комиссии, ответственный исполнитель ЭЦП: руководитель учреждения (уполномоченное им лицо), председатель комиссии
9	0510445	Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам	Списание, восстановление задолженности по доходам	Простая ЭП: члены комиссии, ответственный исполнитель ЭЦП: руководитель учреждения (уполномоченное им лицо); председатель комиссии; согласование — руководитель (уполномоченное лицо) главного администратора доходов бюджета (учредителя)
10	0510446	Решение о восстановлении кредиторской задолженности	Восстановление кредиторской задолженности	Простая ЭП: ответственные исполнители субъекта учёта и ответственный исполнитель финансово-экономической службы субъекта учёта ЭЦП: руководитель учреждения (уполномоченное им лицо)
10.1	0510447	Изменение Решения о проведении инвентаризации	Изменение решения о проведении инвентаризации	Простая ЭП: ответственный исполнитель, подготовивший документ; лица, осуществляющие согласование изменения; члены инвентаризационной комиссии (лист ознакомления) ЭЦП: утверждение руководителем учреждения
11	0510836	Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств	Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств	Простая ЭП: ответственный исполнитель, члены комиссии ЭЦП: председатель комиссии, руководитель учреждения (иное уполномоченное им лицо)
12	0510837	Ведомость начисления доходов бюджета	Ведомость начисления доходов	Простая ЭП: ответственный исполнитель субъекта учёта
13	0510838	Ведомость выпадающих доходов	Ведомость выпадающих доходов	Простая ЭП: ответственный исполнитель субъекта учёта
14	0510448	Акт о приёме-передаче объектов нефинансовых активов	Принятие к учёту ОС, НМА, НПА Передача объектов ОС, НМА, НПА Накладная на отпуск материалов на сторону Принятие к учёту ОС, НМА, НПА (имущество казны) Передача объектов ОС, НМА, НПА (имущество казны) Накладная на отпуск материалов на сторону (имущество казны)	Простая ЭП: ответственное лицо передающей и принимающей стороны, члены комиссии принимающей стороны ЭЦП: руководители учреждений передающей и принимающей стороны, председатель комиссии принимающей стороны
15	0510450	Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов	Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА (имущество казны) Внутреннее перемещение объектов прав пользования ОС, НПА Перевод готовой продукции в состав ОС Требование-накладная (материальные запасы)	Простая ЭП: ответственный исполнитель — сотрудник, ответственный за оформление Накладной ЭЦП: передающее ответственное лицо и получающее ответственное лицо
16	0510451	Требование-накладная	Принятие к учёту ОС, НМА, НПА Требование-накладная (основные средства) Выпуск продукции Требование-накладная (материальные запасы)	Простая ЭП: ответственный исполнитель — сотрудник, ответственный за оформление Требования-накладной; сотрудник учреждения, затребовавший материальные ценности; ответственное лицо, получающее материальные ценности ЭЦП: ответственное лицо, передающее материальные ценности; руководитель учреждения или уполномоченное лицо
17	0510452	Акт приёмки товаров, работ, услуг	Акт приёмки товаров, работ, услуг	Простая ЭП: ответственный исполнитель; ответственное лицо, принявшее товары, работы, услуги; члены приёмочной комиссии ЭЦП: председатель комиссии; руководитель учреждения; уполномоченное лицо заказчика, если получатель товара, работы, услуги не является заказчиком Собственноручная подпись: представитель поставщика, подрядчика (подписывает копию электронного документа Акт приёмки (ф. 0510452), сформированную на бумажном носителе)
18	0510453	Извещение о трансферте, передаваемом с условием	Извещение о трансферте, передаваемом с условием	Простая ЭП: ответственные лица стороны трансферта, составившей Извещение о трансферте (ф. 0510453); ответственный исполнитель, подготовивший документ; бухгалтер ЭЦП: руководитель (иное уполномоченное лицо) стороны трансферта, составившей Извещение
19	0510521	Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объёма через подотчётное лицо	Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объёма через подотчётное лицо	Простая ЭП: руководитель подразделения, в котором работает подотчётное лицо; подотчётное лицо; ответственное лицо финансово-экономического подразделения; ответственный исполнитель бух. службы ЭЦП: руководитель (или лицо, им уполномоченное) учреждения, осуществляющего оплату расходов, — согласование; руководитель субъекта учёта — утверждение
20	0510454	Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств)	Списание объектов ОС, НМА, НПА Списание объектов ОС, НМА, НПА (имущество казны)	Простая ЭП: ответственный исполнитель, члены комиссии ЭЦП: председатель комиссии; руководитель-учредитель (уполномоченное им лицо) — согласование; руководитель учреждения — утверждение
21	0510456	Акт о списании транспортного средства	Списание транспорта Списание транспорта (имущество казны)	Простая ЭП: ответственный исполнитель, члены комиссии ЭЦП: председатель комиссии; руководитель-учредитель (уполномоченное им лицо) — согласование; руководитель учреждения — утверждение
22	0510458	Накладная на отпуск материальных ценностей на сторону	Накладная на отпуск материалов на сторону	Простая ЭП: ответственный исполнитель — сотрудник, ответственный за оформление Накладной (ф. 0510458); лицо, получающее материальные ценности, — сотрудник контрагента-получателя или физическое лицо ЭЦП: ответственное лицо, отпускающее материальные ценности, — сотрудник подразделения-отправителя; руководитель учреждения
23	0510460	Акт о списании материальных запасов	Акт списания материалов	Простая ЭП: ответственное лицо — сотрудник, ответственный за оформление Акта (ф. 0510460); члены комиссии ЭЦП: председатель комиссии руководитель учреждения
24	0510461	Акт о списании бланков строгой отчётности	Акт списания БСО	Простая ЭП: ответственное лицо — сотрудник, ответственный за оформление Акта (ф. 0510461); члены комиссии ЭЦП: председатель комиссии, руководитель учреждения
25	0510463	Акт о результатах инвентаризации	Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463)	Простая ЭП: ответственное лицо — сотрудник, ответственный за оформление Акта (ф. 0510463); члены комиссии ЭЦП: председатель комиссии, руководитель учреждения

Перечень форм электронных регистров бухгалтерского учёта, применяемых при ведении бюджетного и бухгалтерского учёта государственных (муниципальных) учреждений, с указанием лиц, участвующих в подписании регистров

В этой таблице приведены наименования и коды электронных регистров, утверждённые Приказом № 61н, отчёты БГУ 2.0, предназначенные для их формирования, и перечень лиц, которые участвуют в подписании регистров с помощью простой ЭП или ЭЦП.

№ п/п	Код формы	Наименование регистра	Отчёт	Кто подписывает
1	0509213	Журнал операций по забалансовому счёту ______	Журнал операций по забалансовому счёту (ф. 0509213)	Простая ЭП: ответственный исполнитель, составивший Журнал операций (ф. 0509213), с указанием должности, расшифровки подписи, номера контактного телефона (при наличии), адреса электронной почты (при наличии) и даты подписания документа ЭЦП: главный бухгалтер (иное уполномоченное им лицо) с указанием должности, расшифровки подписи
2	0509095	Ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами	Формируется в 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 и подгружается в виде файла в 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8	На момент написания статьи в Приказе 61н нет уточнений по подписанию этого регистра Ведомости (ф. 0905095). Рекомендуется закрепить подписание в учётной политике
3	0509097	Карточка учёта имущества в личном пользовании	Карточка учёта имущества в личном пользовании	Простая ЭП: ответственное лицо, сформировавшее Карточку (ф. 0509097), с указанием должности, расшифровки подписи, номера контактного телефона (при наличии), адреса электронной почты (при наличии) и даты подписания электронного документа
Приказ Минфина России от 28.06.2022 № 100н
4	0509211	Карточка капитальных вложений	Карточка капитальных вложений формируется из формы элемента или списка справочника Карточки капвложений, из карточки основного средства	Простая ЭП: ответственное лицо бухгалтерской службы субъекта учёта (централизованной бухгалтерии), сформировавшее Карточку (ф. 0509211), с указанием должности, расшифровки подписи, номера контактного телефона (при наличии), адреса электронной почты (при наличии) и даты подписания электронного документа
5	0509214	Карточка учёта права пользования нефинансовым активом	Карточка учёта права пользования НФА (61н)	Простая ЭП: ответственное лицо бухгалтерской службы субъекта учёта (централизованной бухгалтерии)
Приказ Минфина России от 07.11.2022 № 157н
6	0509215	Инвентарная карточка учёта нефинансовых активов	Справочник Основные средства, НМА, НПА	Простая ЭП: ответственное лицо бухгалтерской службы субъекта учёта (централизованной бухгалтерии) на дату формирования Инвентарной карточки (ф. 0509215) по требованию и (или) на дату её закрытия
7	0509216	Инвентарная карточка группового учёта нефинансовых активов	Справочник Основные средства, НМА, НПА	Простая ЭП: ответственное лицо бухгалтерской службы субъекта учёта (централизованной бухгалтерии) на дату формирования Инвентарной карточки группового учёта (ф. 0509216) по требованию и (или) на дату её закрытия

Автор статьи

Ксения Караулова

консультант по бухгалтерскому учёту в государственных учреждениях