Как загрузить чеки в авансовые отчеты через 1С:Сканер чеков

Работа с авансовыми отчетами часто связана с внесением данных из чеков. Ручной ввод занимает много времени и повышает риск ошибок. Для автоматизации этой задачи в 1С есть сервис 1С:Сканер чеков.

Чем полезен сервис

• чеки попадают в 1С автоматически;
• сокращается время на заполнение авансовых отчетов;
• снижается риск ошибок при вводе данных.

Вместо ручного ввода — сканирование QR-кода чека и автоматическая загрузка данных в 1С.

Как работает 1С:Сканер чеков

Приложение можно установить на Android и iOS. Есть два варианта работы:

1. Бухгалтер сканирует чеки сам. Подходит, если нужно быстро протестировать сервис.
2. Сотрудники сканируют чеки самостоятельно. В этом случае при формировании авансового отчета чеки уже ждут в системе.

Совет: начните с первого варианта, чтобы быстро увидеть пользу, и постепенно подключайте сотрудников.

Как настроить 1С:Сканер чеков и заполнить авансовый отчет сотрудника

Чтобы сотрудники могли сканировать чеки:

1. Откройте в 1С раздел Главное — Мобильные приложения — 1С:Сканер чеков.

2. На странице появится код доступа. При его вводе чеки будут загружаться под тем пользователем 1С, у которого сгенерировался этот код.

3. Чтобы сгенерировать коды доступа для сотрудников, пройдите по ссылке Коды доступа к 1С:Сканер чеков.

4. Нажмите Добавить, выберите из справочника Физические лица сотрудника — программа сгенерирует код доступа.

5. Передайте его сотруднику. При регистрации в приложении он вводит этот код или сканирует QR.

Чтобы скачать приложение, зайдите в раздел Главное — Мобильное приложение — 1С:Сканер чеков. На открывшейся странице вы увидите QR-коды для скачивания приложения из App Store и Google Play.

Сканирование чеков

1. В приложении введите код доступа или отсканируйте QR-код.

   

2. Выберите кнопку Чек.

   

3. Отсканируйте QR-код на бумажном чеке.
4. Нажмите Отправить — чек загрузится в 1С.

Загрузка чеков в авансовый отчет

1. В 1С:Бухгалтерии откройте раздел: Банк и касса — Касса — Авансовые отчеты.
2. Создайте новый отчет. Программа подскажет, какие чеки еще не добавлены.
3. Нажмите кнопку Загрузить на вкладке Товары. Программа покажет чеки, не добавленные в авансовые отчеты.В верхней части списка чеков есть вкладки, на которых чеки сгруппированы по сотрудникам и указаны общим списком.
4. Выберите нужный чек и нажмите Загрузить.

   
   

Если позиции из чека отсутствуют в справочнике номенклатуры, их можно:

• создать с тем же наименованием,
• завести свою номенклатуру,
• выбрать из справочника.

Пример: если позиции уже есть в справочнике — они загрузятся автоматически.

Где еще можно использовать чеки

Загруженные чеки подходят не только для авансовых отчетов, но и для:

• путевых листов,
• документа Расходы предпринимателя.

Итоги

1С:Сканер чеков помогает автоматизировать загрузку чеков и уменьшает рутину бухгалтера. Сервис можно внедрять постепенно — сначала через бухгалтера, затем подключить сотрудников.