Как вести воинский учёт в 1С:ЗУП

Какие организации должны вести воинский учёт сотрудников?

В РФ воинский учёт должны вести все компании, у которых есть хотя бы один военнообязанный работник. Исключением являются индивидуальные предприниматели: они не ведут учёт, даже если у них есть наёмные сотрудники.

Какие виды воинского учёта бывают?

• специальный — для забронированных на периоды мобилизации, военного положения и в военное время, для проходящих службу в органах внутренних дел, войсках нацгвардии, Государственной противопожарной службе, учреждениях и органах ФСИН
• общий — для остальных военнообязанных

Кто подлежит воинскому учёту?

• мужчины 18–27 лет, пребывающие в запасе или прошедшие альтернативную службу; с 2024 года — от 18 до 30 лет с учётом изменений, внесённых ФЗ № 439-ФЗ от 4 августа 2023 года
• военнообязанные, перечисленные в пп. «б» п. 14 Постановления № 719, в т. ч. женщины некоторых специальностей: медики, картографы, метеорологи и др. С перечнем специальностей можно ознакомиться в Приложении 1 к Положению о воинском учёте

При этом учёт ведётся в отношении работников, занятых по основному месту работы и по совместительству. Исполнители по ГПД воинскому учёту не подлежат.

Иностранцы и постоянно проживающие за рубежом граждане также не подлежат воинскому учёту (п. 1 ст. 8 Федерального закона № 53-ФЗ). Постоянное проживание подтверждается, если человек:

• имеет гражданство, вид на жительство в другой стране или другое разрешение местных властей на проживание (п. 6 ст. 11 Федерального закона от 28 апреля 2023 № 138-ФЗ «О гражданстве РФ», пп. 5 п. 22 Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учёта, утв. Приказом Министра обороны РФ от 22 ноября 2021 года № 700)
• уведомил орган МВД или консульство РФ о получении вида на жительство или гражданства другого государства
• в отделении МВД на территории России поставил в загранпаспорте штамп «Для проживания за границей» или «На постоянное жительство»
• снят с регистрационного учёта по месту жительства на территории России, во внутреннем паспорте есть штамп «Снят с регистрационного учёта»
• встал на постоянный консульский учёт в стране проживания

Чем руководствоваться при оформлении документов и составлении отчётов в военкомат?

Вы можете руководствоваться следующими нормативно-правовыми актами:

1. Ст. 8 Федерального закона № 53-ФЗ от 28 марта 1998 года «О воинской обязанности и военной службе» — общие положения, обязанности ответственных за ВУР.
2. Постановление Правительства РФ № 719 от 27 ноября 2006 года «Об утверждении Положения о воинском учёте» — порядок ведения воинского учёта в организациях, формы документов.
3. Приказ Министра обороны от 22 ноября 2021 года № 700 «Об утверждении Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учёта» — форма личной карточки военнообязанного (форма 10), порядок её заполнения и сверки с военкоматом.
4. Методические рекомендации по ведению воинского учёта в организациях (утв. Генштабом ВС 11 июля 2017 года) — детальные рекомендации по ведению ВУ, формы документов.

Как организовать воинский учёт в компании?

Организации обязаны создавать военно-учётные подразделения, выполнять работы по воинскому учёту и бронированию на период мобилизации и на военное время граждан, пребывающих в запасе и работающих в этих организациях, предоставлять отчётность по бронированию (п. 9 Методических рекомендаций по ведению воинского учёта в организациях).

Число работников, которые ведут воинский учёт в организациях, определяется в соответствии с нормами:

• один работник, выполняющий обязанности по совместительству, — если на воинском учёте стоят менее 500 граждан
• один освобождённый работник — если на воинском учёте стоят от 500 до 2 000 граждан
• два освобождённых работника — если на воинском учёте стоят от 2 000 до 4 000 граждан
• один освобождённый работник на каждые последующие 3 000 граждан, состоящих на воинском учёте

Число ответственных лиц определяется исходя из количества граждан, состоящих на воинском учёте в организации, по состоянию на 31 декабря предыдущего года. (п. 9, 12 Положения о воинском учёте, п. 17–19 Методрекомендаций по ведению воинского учёта).

В организации должны быть следующие документы:

• приказ об организации воинского учёта граждан
• план работы по ведению воинского учёта
• картотека личных карточек на граждан из числа призывников и граждан, пребывающих в запасе
• журнал проверок осуществления воинского учёта
• расписки в приёме от граждан документов воинского учёта
• служебное делопроизводство (отдельное дело) по вопросам ведения воинского учёта граждан и бронирования граждан, пребывающих в запасе, в организации

Когда нужно снять сотрудника с воинского учёта?

Предельный возраст нахождения в запасе можно узнать из существующей градации запаса.

Состав запаса (воинские звания)	Возраст граждан в запасе, 1-й разряд	Возраст граждан в запасе, 2-й разряд	Возраст граждан в запасе, 3-й разряд
Солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы	До 35 лет (с 01.01.2024 — до 40 лет)	До 45 лет (с 01.01.2024 — до 50 лет)	До 50 лет (с 01.01.2024 — до 55 лет)
Младшие офицеры	До 50 лет	До 55 лет	До 60 лет
Майоры, капитаны 3-го ранга, подполковники, капитаны 2-го ранга	До 55 лет	До 60 лет	До 65 лет
Полковники, капитаны 1-го ранга	До 60 лет	До 65 лет	—
Высшие офицеры	До 65 лет	До 70 лет	—

Женщины с воинским званием офицера пребывают в запасе до 50 лет, а имеющие другие воинские звания — до 45 лет (ст. 53 Федерального закона № 53-ФЗ).

В связи с увеличением призывного возраста будут действовать переходные положения. Для граждан, имеющих воинские звания солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов, с 1 января 2024 года и до 1 января 2028 года устанавливается следующий предельный возраст пребывания в запасе (п. 5 ст. 4 Федерального закона от 24 июля 2023 года № 3226-ФЗ):

• до 51 года — для граждан, которые достигнут возраста 50 лет в 2024 году
• до 52 года — для граждан, которые достигнут возраста 50 лет в 2025 году
• до 53 года — для граждан, которые достигнут возраста 50 лет в 2026 году
• до 54 года — для граждан, которые достигнут возраста 50 лет в 2027 году

Человек уходит в отставку, снимается с воинского учёта, когда он:

• достиг предельного возраста
• получил категорию Д по итогам экспертизы (признан негодным)

При наступлении любого из этих событий нужно закрыть карточку воинского учёта, но хранить её ещё пять лет.

Есть ли штрафы за нарушения в области воинского учёта?

Санкции с 1 октября 2023 года

1. Неоповещение граждан о вызове (повестке) военкомата или необеспечение им возможности своевременной явки:
для должностных лиц — штраф 40 000–50 000 руб.,
для юридических лиц — штраф 350 000–400 000 руб.
(ранее было 1–3 000 руб.) (ст. КоАП РФ 21.2)
2. Непредставление или несвоевременное представление должностными лицами организаций сведений, необходимых для ведения воинского учёта: для должностных лиц — штраф 40 000–50 000 руб. (ранее было 1–5 000 руб.) (ст. КоАП РФ 21.4)

Дела об административных нарушениях рассматривают военкоматы (ч. 1 ст. 23.11 КоАП РФ), срок давности составляет три года (ст. 4.5 КоАП РФ).

Сопряженные нарушения (штрафы с 1 октября 2023 года)

1. Неисполнение военно-транспортных обязанностей: было для должностных лиц — 500–1 000 руб.; для юр. лиц — 10 000–25 000 руб., теперь предупреждение или наложение административного штрафа на граждан 15 000–25 000 руб.; на должностных лиц — 40 000–50 000 руб., на юр. лиц — 350 000–400 000 руб. (ст. КоАП РФ 19.25)
2. Неисполнение обязанности по обеспечению своевременного оповещения и явки граждан, подлежащих призыву на военную службу по мобилизации, на сборные пункты или в воинские части либо неоказание содействия в организации оповещения и явки: на должностных лиц — 60 000–80 000 руб., на юр. лиц — 400 000–500 000 руб. (ст. КоАП РФ 19.38)
3. Неисполнение обязанности по организации или обеспечению поставки техники на сборные пункты или в воинские части в соответствии с планами мобилизации: на должностных лиц — 60 000–80 000 руб., на юр. лиц — 400 000–500 000 руб. (ст. КоАП РФ 19.38)

Важно! Здесь действует принцип КоАП РФ, в соответствии с которым:

• лицо, совершившее административное правонарушение, подлежит ответственности на основании закона, действовавшего во время совершения административного нарушения
• закон, устанавливающий или отягчающий административную ответственность за административное правонарушение или иным образом ухудшающий положение лица, обратной силы не имеет

Из этого следует, что новые штрафы применяются к не длящимся нарушениям, совершенным начиная с 1 октября 2023 года, и к длящимся — не прекращённым к 1 октября 2023 года.

Примеры

1. Организация год назад не вручила сотруднику повестку. Это разовое нарушение, срок давности три года не прошёл, поэтому штраф будет минимальный, по старым правилам.

2. Организация никогда не вела воинский учёт, не взаимодействовала с военкоматом. Это длящееся нарушение. Если не прервать его к 1 октября 2023 года, при проверке организация может получить большой штраф в новой редакции.

Как вести воинский учёт в 1С:ЗУП?

Чтобы вести воинский учёт в программе 1С:Зарплата и управление персоналом, установите галочку в Настройки — Кадровый учёт — Ведётся воинский учёт. Если в организации ведётся бронирование, поставьте соответствующую галочку.

После этого появится блок отчётов для ведения воинского учёта: пункт меню Кадры — Кадровые отчёты — Отчётность для военкоматов.

Кроме этого, вы сможете в настройке учётной политики организации при нажатии на ссылку Воинский учёт распечатать приказ о ведении воинского учёта и план работ по нему.

В картотеке организации на каждого военнообязанного сотрудника должны быть разложены в алфавитном порядке и подписаны сотрудниками карточки по форме № 10 (приложение № 22 к Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учёта, утв. Приказом Министра обороны РФ от 22 ноября 2021 года № 700). Порядок их заполнения указан в п. 31–35 Инструкции.

Карточку необходимо вести до увольнения сотрудника, по мере необходимости обновляя данные в ней, минимум один раз в год. Карточку можно распечатать из справочника сотрудника, нажав кнопку Печать, или по пути: Кадры — Кадровые отчёты — Карточка сотрудника, подлежащего воинскому учёту.

В этой карточке указывается следующая информация: семейное положение, образование, место работы или учёбы, должность, место жительства, наличие водительского удостоверения и другие сведения, которые содержатся в документах граждан, которых ставят на воинский учёт.

Организация, помимо карточек, должна иметь журнал проверок осуществления воинского учёта (форма приведена в приложении № 29 к Инструкции). В нём записывают результаты проверок военкоматом. Журнал нужно хранить не менее пяти лет. Он должен быть зарегистрирован, пронумерован, прошнурован, опечатан и заверен подписью руководителя организации.

Что делать при трудоустройстве и увольнении работника?

При трудоустройстве сотрудник должен предоставить один из

• следующих документов:
• удостоверение призывника
• военный билет или военный билет офицера запаса
• временное удостоверение, выданное взамен военного билета
• справка, выданная взамен военного билета

Непредставление документов воинского учёта может рассматриваться как дисциплинарный проступок. За это организация может объявить выговор, снизить премиальные, наказать, но уволить не может (Определение Мособлсуда от 17 марта 2011 года по делу № 33–3688).

Не позднее пяти дней с даты приёма или увольнения военнообязанного или призывника нужно подать сведения о нём в военкомат по месту его воинского учёта.
С 5 августа 2023 года для работодателей отменена обязанность по представлению в военкоматы списков работников мужского пола. Ранее работодатели должны были ежегодно в сентябре представлять в военкоматы списки работников мужского пола 15- и 16-летнего возраста.

Если во время ежегодной сверки с работником организация обнаружила любые изменения (прописка, состояние в браке, наличие детей), она должна выдать ему листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учёте, по форме согласно приложению № 1 к Методрекомендациям. Работник должен расписаться за него в журнале учёта листков сообщений и корешков к ним, предоставить этот листок в военкомат, а затем принести работодателю корешок-подтверждение с отметкой военкомата. Если работник не предоставил корешок, в течение пяти дней следует сообщить в военкомат об изменении данных, которые указаны в документе воинского учёта.

Если организация приняла на работу женщину в возрасте от 18 до 45 лет, которая ранее не состояла на воинском учёте и имеет военно-учётную специальность, нужно подать сведения о ней по форме, которая приведена в приложении № 15 к Методрекомендациям, в военкомат по месту её жительства. С перечнем военно-учётных специальностей можно ознакомиться в приложении № 2 к Методрекомендациям по ведению воинского учёта.

Что входит в постоянный воинский учёт?

• Разъяснение гражданам порядка исполнения ими обязанностей по воинскому учёту, мобилизационной подготовке и мобилизации
• Направление в военкомат сведений о случаях выявления граждан, не состоящих на воинском учёте, но обязанных состоять, в течение трёх рабочих дней
• Вручение гражданам, не состоящим на воинском учёте, но обязанным состоять, направления в военкомат для постановки на воинский учёт
• Желательно ведение информационного стенда
• Оповещение граждан о вызовах и обеспечение им возможности явки. Вручить повестку нужно не позднее чем за три дня до назначения срока явки в военкомат. Если гражданин отказывается от вручения повестки по месту работы, это нужно зафиксировать, проставив в повестке отметку, содержащую дату отказа, должность, подпись ответственного и несколько подписей присутствовавших при этом лиц. В этом случае штрафа не будет.
• Внесение сведений об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства в течение пяти дней со дня их изменения. Данные об изменении сведений сотрудник может передать через портал Госуслуг

Что входит в ежегодный воинский учёт?

• Сверка сведений о воинском учёте с сотрудниками не реже раза в год
• Сверка сведений о воинском учёте, которые содержатся в карточках, со сведениями, имеющимися у военкоматов, один раз в год. Для сверки учётных сведений карточек с учётными данными граждан, состоящих на воинском учёте в других военкоматах, направляются списки граждан, пребывающих в запасе (форма — приложение № 23 к Инструкции № 700). Списки составляются в двух экземплярах. Второй экземпляр с указанием регистрационного номера и даты отправки хранится в организации в течение года. Поставьте в карточке отметку о проведении сверки карандашом. Если работники состоят на воинском учёте в других военкоматах, для сверки направьте в эти военкоматы списки работников в запасе
• Ежегодная сдача в военкомат и администрацию карточки учёта организации (форма № 18) и отчёта о численности работников в запасе (форма № 6). Сроки их предоставления не установлены, но обычно по ТКС приходят письма с требованием о предоставлении этих форм

В программе ЗУП для автоматического формирования формы № 18 нужно для каждого военнообязанного работника заполнить данные из воинского билета, а также для справочника Должности проставить отметку о выборе категории воинского учёта: руководители, специалисты, служащие или рабочие.

Наиболее распространённые отчёты и сроки их представления

Отчёт	Форма	Срок сдачи
Сведения о гражданах, подлежащих воинскому учёту и принятию (поступлению) на работу (учёбу) или увольнению (отчислению)	Приложение № 2 к Положению о воинском учёте (Постановление Правительства от 27 ноября 2006 года № 719)	Пять дней после приёма на работу или увольнения
Сведения об изменении данных граждан, состоящих на воинском учёте	—	Пять дней
Уведомление о работниках, не состоящих на воинском учёте, но обязанных состоять	—	Три рабочих дня
Сведения о работниках, состоящих на воинском учёте, а также не состоящих, но обязанных состоять (сверка по запросу военкомата)	—	Две недели с момента получения запроса
Список сотрудников, пребывающих в запасе, для сверки учётных сведений о воинском учёте	—	Ежегодно, конкретную дату устанавливает военкомат
Карточка учёта организации (форма 18)	Унифицированной формы 18 нет. Необходимо уточнить в военкомате (комиссии) по бронированию, посмотреть на сайте местной администрации. Примерная форма приведена в Приложении № 1 к Письму Минкульта от 21 октября 2015 года № 344-01-39-ВА	Срок подачи не установлен, но, как правило, приходится на осень. Необходимо уточнить в военкомате (комиссии по бронированию), следить за информацией на сайтах местных властей
Отчёт о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе (форма 6)	Унифицированной формы 6 нет. Необходимо уточнить в военкомате (комиссии) по бронированию, посмотреть на сайте местной администрации. Примерная форма приведена в Письме Минкульта от 3 ноября 2003 года № 125-01-16/24	Срок подачи не установлен, но, как правило, приходится на осень. Необходимо уточнить в военкомате (комиссии по бронированию), следить за информацией на сайтах местных властей
План работы по ведению воинского учёта и бронированию граждан, пребывающих в запасе	Приложение № 17 к Методическим рекомендациям, утв. Генштабом ВC 11 июля 2017 года	Ежегодно, до конца года
Сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учёте	Приложение № 2 к Порядку, закреплённому Приложением № 13 к Методическим рекомендациям, утв. Генштабом ВС 11 июля 2017 года	Две недели после изменений, о которых необходимо отчитываться
Список сотрудников, пребывающих в запасе, для сверки учётных сведений о воинском учёте	Приложение № 23 к Инструкции, утв. Приказом Минобороны от 22 ноября 2021 года № 700	Не реже раза в год. Конкретную дату устанавливает военкомат

Как вести воинский учёт в 1С:Бухгалтерии 8.3?

В программе 1С:Бухгалтерия 8.3 нет возможности вести документы воинского учёта. Частично информацию можно заполнить в разделе II формы Личная карточка сотрудника в печатной форме вручную.

В этой конфигурации функционал по работе с военнообязанными ограничен и состоит из ввода данных о военном билете и военкомате, к которому относится работник организации, в справочнике физических лиц.

Откройте карточку сотрудника и во вкладке Главное в разделе Документ, удостоверяющий личность щёлкните по ссылке Все документы. В появившемся окне формируется перечень документов, удостоверяющих личность работника, например паспорт или водительское удостоверение. Для добавления военного билета нажмите Создать.

В поле Вид документа выберите значение Военный билет (предлагаются варианты для офицерского и рядового состава). Затем заполните реквизиты и нажмите Записать и закрыть. Внесённая информация сохранится в карточке физического лица.

Заключение

Мы разобрали ведение воинского учёта в программах 1С:Бухгалтерия предприятия и 1С:Зарплата и управление персоналом. Несмотря на то что в конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 вести учёт можно, хоть и ограниченно, лучше вести учёт в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом — в ней этот функционал намного шире.