Как подружить 1С:БГУ 2.0 и 1С-КАМИН 5.5 — настройка обмена данными по зарплате

Если вы ведете зарплату в КАМИНе, а учет — в БГУ, вы наверняка знакомы с рутиной: руками переносить проводки, переживать за опечатки, проверять по десять раз. Есть хорошая новость — всё это можно автоматизировать. Рассказываем, как настроить прямой обмен между 1С-КАМИН 5.5 и 1С:БГУ 2.0, чтобы данные по зарплате попадали в бухгалтерию без танцев с табличками.

Почему это вообще нужно

БГУ 2.0 не рассчитывает зарплату, поэтому бухгалтеры часто используют КАМИН, а в БГУ отражают результат. Чтобы не делать это вручную, на помощь приходит синхронизация. Ее можно запускать вручную (по мере надобности) или настроить по расписанию — тогда она сама всё будет выгружать и загружать.

Шаг 1: подготовка КАМИН 5.5

Включаем синхронизацию

Заходим в Настройки учета и включаем опцию Используется синхронизация для обмена данными с программой бухгалтерского учета.

Настраиваем справочник Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете и выгрузку данных в документе Отражение зарплаты в учете

Справочник Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете

В разделе Главное заполняем справочник Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете. Здесь важно: названия элементов справочника должны совпадать с теми, что настроены в БГУ (Администрирование — Настройка параметров учета — Обмен данными и интеграция — Интеграция с 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения, редакция 3 — Настроить способы отражения в учете).

Мы создали два способа — один для зарплаты, другой для ГПХ.

Документ Отражение зарплаты в учете

Его нужно заполнять каждый месяц перед синхронизацией. В нем вы отражаете, кому сколько начислено, удержано и отчислено.

Чтобы операции отражались правильно, один раз настройте проводки:

Помощник заполнения настроек

Чтобы не настраивать всё вручную, можно использовать Помощник заполнения настроек. С помощью отбора указываем в нем выгрузку начислений, удержаний, отчислений по статьям финансирования. Важно заполнить статьи, потому что потом в БГУ 2.0 для них будут настраиваться проводки.

Заполнили таблицу — запишите данные в регистр сведений Настройка выгрузки в бухгалтерию.

Настройка начислений по зарплате

Настройка начислений по ГПХ

Закладки Удержание и Отчисление заполняются так же. Мы заполнили данные с использованием помощника, и вот как выглядит регистр сведений настроек выгрузки в нашем примере:

Каждый месяц после проведения всех расчетов по зарплате мы создаем и заполняем Отражение зарплаты в учете. В нашем случае документ выглядит так:

Важно проверить, заполнены ли все реквизиты табличных частей: результаты расчетов и способов их отражения.

Шаг 2: настройка синхронизации в КАМИН

Зайдите в Администрирование — Синхронизация данных — Настройка синхронизации данных — Создать.

Что нужно выбрать:

• Программу — БГУ 2.0

• Тип подключения — зависит от того, где у вас база: локальный или сетевой ресурс, FTP, прямое подключение и т. д. Пример:

• Правила синхронизации данных — дату начала выгрузки, организацию (в нашем примере она одна, поэтому установлен флажок Синхронизировать все данные)

• Начальная выгрузка — нужна для первичного сопоставления данных с БГУ

Шаг 3: настройка синхронизации в БГУ 2.0

Теперь идем в БГУ: Администрирование — Синхронизация данных.

Там автоматически появится строка с твоей синхронизацией — нажмите Изменить настройки и пройдите оставшиеся этапы:

• Укажите контрагента для учета зарплаты для счета 302.11 в БГУ и, если нужно, вид первичного документа

• Сопоставьте данные двух баз в БГУ

• Выгрузите данные из БГУ для сопоставления с данными КАМИН

• Сопоставьте данные двух баз в КАМИН

Готово! Теперь настроим загрузку проводок в БГУ 2.0.

Шаг 4: отражение зарплаты в бухучете в БГУ

Теперь настроим бухучет в БГУ так, чтобы проводки собирались корректно. Заходим в Администрирование — Настройка параметров учета — Обмен данными и интеграция.

Статьи финансирования

Статьи финансирования определяют КПС, КЭК и КФО для типов операций. Статьи подтянутся из КАМИН автоматически при синхронизации, но можно и создать их вручную. Название каждой статьи должно соответствовать названию в КАМИН.

Настраиваем каждую статью финансирования так, как показано на скриншоте, чтобы документ Отражение зарплаты в учете заполнился правильно:

Важно: если по одной статье идёт и зарплата, и больничный — не нужно указывать КЭК. Для ГПХ, наоборот, КЭК обязателен.

Способы отражения в учете

Они определяют, на какие счета дебета пойдут начисления, удержания, страховые взносы и начисления резервов. Способы тоже подтягиваются автоматически, но можно создать их вручную. Наименования в обеих программах должны совпадать.

Способы отражения для зарплаты и больничного листа

Способы отражения для ГПХ

В Соответствии операций учета зарплаты при необходимости можно указать сопоставление операций БГУ 2.0 и Камин 5.5.

Шаг 5: выполнение синхронизации

Осталось выгрузить документ Отражение зарплаты в учете из КАМИН 5.5 в БГУ 2.0. Есть два варианта синхронизации:

1. Вручную

Вы сами выполняете ее, когда нужно: Администрирование — Синхронизация данных — Настройка синхронизации данных — Синхронизировать. Можно заранее посмотреть, что пойдёт в обмен — есть кнопка Состав отправляемых данных.

2. По расписанию

Это автоматическая синхронизация. Чтобы настроить расписание:

• в Настройках синхронизации данных нажмите Изменить настройки

• на вкладке Сценарии синхронизации нажмите Добавить

• в табличной части укажите, с какой базой будет выполняться обмен, выберите тип подключения и действие

• настройте расписание автоматического обмена. В нашем примере — каждый час с 9:00 до 18:00

• нажмите Записать и закрыть

Готово! Что дальше?

Если всё настроено правильно, каждый новый документ Отражение зарплаты в учете из КАМИН будет сам попадать в БГУ 2.0 — и там уже формируются проводки по заданным правилам. Ошибки из-за человеческого фактора почти исключаются, а времени на перенос нужно в разы меньше.

Если коротко:

• КАМИН считает, БГУ — учитывает
• Синхронизация спасает от ручного ввода
• Настройка не быстрая, но делается один раз
• Главное — внимательное сопоставление справочников и настройка проводок

Если запутались на каком-то шаге — не страшно. Напишите нам, и мы вам поможем!