Автоматизировали учёт обслуживающей компании: сэкономили время клиенту и потребителям
О клиенте и задаче
Компания «Стройсвязь» обслуживает домофоны в Смоленске. Каждый месяц она выставляет людям квитанции и принимает плату за обслуживание домофонов. У компании более 5 000 лицевых счетов.
Расчётчик компании вручную начислял и разносил оплаты, делал квитанции в Excel — это было неудобно и отнимало очень много времени. Также на квитанциях «Стройсвязи» не было
Клиент обратился к нам с задачей организовать учёт в 1С и разработать квитанцию с
Что мы сделали
В первую очередь мы подобрали для компании программу 1С:Учёт в управляющих компаниях. Чтобы перенести в неё данные из Excel, мы предоставили клиенту шаблон, в который он должен был добавить всю информацию о лицевых счетах: адрес дома, помещение, лицевой счёт, ФИО ответственного.
Заполненный шаблон мы загрузили в программу 1С и создали иерархию, распределив данные по папкам (по улицам и домам). Благодаря этому теперь расчётчик:
- видит, сколько квартир в конкретном доме и кому компания начислила плату, а кому ещё нет
- может быстро найти нужную информацию (например, конкретный лицевой счёт, дом, квартиру или ответственного собственника), а не искать в общем потоке
- легко строит любые отчёты
Затем мы настроили клиенту услугу, установили на неё тариф и назначили её всем лицевым счетам. Мы научили расчётчика делать приостановку и назначение услуги — это достаточно просто сделать, одним документом с подбором.
Следующим этапом мы начислили плату с помощью мастера начислений. Программа сама понимает, кому нужно начислить, исходя из настроек и назначения услуги. Одним кликом мы можем подобрать нужные дома и начислить им плату. Это сильно упрощает работу расчётчику, который до этого по каждому счёту считал всё в Excel.
Мастер, помимо начисления, позволяет выдать конкретную квитанцию, в которой есть все данные и
Раньше расчётчик вручную заносил оплаты в Excel, подбивал задолженности и отправлял каждый месяц в банк. С помощью стандартного механизма мы настроили загрузку оплат в базу и их выгрузку в банк. Так как теперь этот процесс автоматизирован, ошибки в суммах оплаты исключены: когда человек сканирует код, он попадает на свой лицевой счёт и видит сумму к оплате — и она точно такая же, как в базе.
С какими трудностями мы столкнулись
Трудностей в работе над этой задачей не было. Единственное, на что мы потратили дополнительное время, — доработка квитанций.
Так как у компании одна услуга, квитанция должна быть достаточно маленькой. Клиент не хотел тратить целый лист A4 на одну квитанцию. Мы доработали её так, чтобы на одном листе получилось три квитанции и при этом на них всё было хорошо видно.
Результаты автоматизации
В результате перехода с ручного учёта в Excel на программное решение 1С:Учёт в управляющих компаниях клиент экономит огромное количество времени расчётчика. У компании появились компактные квитанции с
Стоимость проекта — 55 тысяч рублей. Программа 1С:Учёт в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК (базовая версия, электронная поставка) стоила 9 000 рублей, а услуги наших специалистов (20 часов) — 46 000 рублей.
Мы могли потратить на работу больше времени, но реализовали проект быстрее благодаря тому, что клиент подошёл к проекту ответственно. Заказчик самостоятельно обработал файл с лицевыми счетами и заполнил шаблон, а также чётко знал, какие квитанции ему нужны. Расчётчик был готов учиться новому. Такой подход компании к совместной работе над автоматизацией облегчил нашу загрузку и сократил время и стоимость наших услуг.