С 1 октября 2023 года работодатели смогут подавать уведомления по НДФЛ дважды в месяц

1 октября 2023 года начнёт действовать новое правило подачи уведомлений по НДФЛ: работодатели смогут подавать два таких уведомления. На их основании будет дважды проводиться зачёт налога (Федеральный закон № 389-ФЗ от 31.07.2023). Однако такое промежуточное уведомление — это право, а не обязанность налогового агента.

Первое добровольное уведомление можно подать до 12 октября 2023 года. Установлено ограничение по сроку применения нового правила — промежуточные уведомления действуют до конца 2023 года. Продлят ли законодатели срок, пока неизвестно. Обязательным осталось одно уведомление — до 25-го числа.

Попробуем разобраться, для чего было введено это новшество.

С января 2023 года действует новый алгоритм уплаты налогов. У каждого налогоплательщика есть единый налоговый счёт (ЕНС), на котором отражены две величины: единый налоговый платёж (ЕНП) и совокупная обязанность.

ЕНП — это деньги, переведённые в бюджет на специальный КБК без распределения по конкретным налогам, взносам и т. д. К ним добавляются средства, полученные из бюджета, в том числе возврат переплаты и возмещение НДС (п. 1 ст. 11.3 НК РФ).

Совокупная обязанность — это сумма налогов, взносов, сборов, авансовых платежей, пеней, штрафов и процентов, которые налогоплательщик обязан перечислить в бюджет. Совокупная обязанность формируется на основании документов: деклараций (включая уточнённые), расчётов и уведомлений об исчисленных налогах и взносах (п. 5 ст. 11.3 НК РФ).

Инспекторы распределяли средства ЕНП в счёт погашения совокупной обязанности и гасили в следующей последовательности (п. 8 ст. 45 НК РФ):

1. Недоимка по НДФЛ — с наиболее раннего момента возникновения
2. Текущий НДФЛ — с момента возникновения обязанности по его уплате (в общем случае это 28-е число каждого месяца; п. 4 ст. 226 НК РФ)
3. Недоимка по другим налогам (взносам и т. д.) — с наиболее раннего момента возникновения
4. Текущие суммы других налогов (взносов и т. д.) — с момента возникновения обязанности по их уплате
5. Пени
6. Проценты
7. Штрафы

Получалось, что, даже если на ЕНС достаточно денег, досрочно оплатить тот или иной налог нельзя. Нужно ждать, когда наступит срок его уплаты, прописанный в НК РФ.

Однако с 29 мая 2023 года, согласно Федеральному закону № 196-ФЗ от 29.05.2023, стали действовать новые правила, которые ставят в приоритет уплату НДФЛ. Схема распределения средств с единого счёта содержит семь очерёдностей:

С 29 июня 2023 года сняты ограничения по зачёту НДФЛ 28-го числа. Он будет производиться на следующий день после получения уведомления налоговым органом.

То есть НДФЛ можно зачесть досрочно, до того, как наступит срок уплаты налога. Для этого нужно, чтобы в момент подачи уведомления об исчисленном НДФЛ на ЕНС было достаточно средств. Тогда, получив уведомление, инспекторы не позднее следующего дня зачтут деньги из ЕНП в счёт уплаты НДФЛ. Заявление от налогоплательщика не требуется (п. 7 ст. 78 НК РФ, введён Федеральным законом от 29.05.23 № 196-ФЗ).

Отсюда напрашивается вывод, что подача промежуточного уведомления по НДФЛ производится для того, чтобы обязанность по уплате НДФЛ исполнялась дважды в месяц. Ведь если у организации или ИП достаточно денег на едином налоговом счёте, то после подачи каждого из уведомлений инспекторы производят зачёт (п. 7 ст. 78 НК РФ). Таким образом, использование промежуточных уведомлений обеспечивает более равномерное пополнение региональных и местных бюджетов.

При желании в двух уведомлениях можно найти плюсы для налоговых агентов. В течение месяца НДФЛ засчитывается не одной большой суммой, а двумя маленькими. В случае ошибки вернуть из бюджета (или зачесть) маленькую сумму будет легче, чем большую. Однако, скорее всего, речь идёт о пользе для бюджетной системы РФ, ведь нововведение позволит перечислять в бюджетную систему суммы уплачиваемого НДФЛ также дважды в месяц.

Отметим ещё один важный вопрос — сроки действия нормы о двух уведомлениях по НДФЛ. Ни поправки, ни пояснительная записка не объясняют, почему возможность подачи промежуточного уведомления ограничена 2023 годом. Нельзя исключать, что с января следующего года её введут на постоянной основе.

Рассмотрим возможность подачи двух уведомлений в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП)

В 1С:ЗУП изначально создаётся документ Отражение удержанного НДФЛ в бухучёте (Зарплата — Бухучёт — Отражение удержанного НДФЛ в бухучёте).

В зависимости от даты создаваемого документа будет сформировано либо промежуточное, либо основное уведомление.

Если дата создаваемого документа — до 12-го числа текущего месяца включительно, будет создано промежуточное уведомление и заполнены суммы удержанного НДФЛ с 23-го числа прошлого месяца по 9-е число текущего месяца. А если дата создаваемого документа — после 12-го числа текущего месяца, будет создано основное уведомление, в которое попадут «остатки» НДФЛ, удержанного с 23-го числа прошлого месяца по 22-е число текущего месяца, которые не попали в другие документы за этот же месяц. Но волноваться не стоит — после синхронизации в 1С: Бухгалтерии предприятия сформируется полное уведомление.

Ещё одно новшество: в отражении удержанного НДФЛ строки теперь выводятся в разбивке по дате удержания. Это не очень удобно: если у компании много сотрудников и происходят частые межрасчётные выплаты, то в документе будет очень много строк.

Но на формирование уведомления в 1С:Бухгалтерии предприятия это не сказывается: в БП 3.0 всё схлопнется в разрезе КБК и регистрации ИФНС и уведомление будет иметь привычную форму. Если в организации были возвраты сотрудникам излишне удержанного НДФЛ, то они просто уменьшат НДФЛ в первой строке документа Отражение удержанного НДФЛ с подходящим КБК и регистрацией ИФНС (дата возврата налога не сверяется с колонкой Дата удержания в документе). Сейчас существует программная ошибка: возвраты НДФЛ всегда учитываются последним днём месяца, и, соответственно, такие возвраты попадают в Отражение удержанного НДФЛ следующего месяца.

Рассмотрим ключевые моменты подачи двух уведомлений в программе 1С:Бухгалтерия предприятия (БП)

• Для формирования уведомлений по налогам и других операций по ЕНС рекомендуется использовать встроенные помощники по расчёту и уплате налогов. Такие помощники в том числе доступны из списка Задачи организации (раздел Главное)

  
  

  Промежуточное уведомление является исключением из этого правила и в списке задач организации не отражается. Его можно создать только вручную из списка уведомлений (раздел Операции — Единый налоговый счёт — Уведомления), то есть без участия помощника по расчёту и уплате НДФЛ

• Дата создания промежуточного уведомления за текущий период должна находиться в диапазоне с 9-го по 12-е число месяца включительно (с учётом переноса выходных и праздничных дней согласно п. 7 ст. 6.1 НК РФ). В этом случае программа подставит в уведомление суммы НДФЛ, удержанного в период с 23-го числа предыдущего месяца до 9-го числа текущего месяца
  

• Основное уведомление сторнирует ранее сделанные движения, то есть носит замещающий характер. Это позволяет исключить задвоение сумм, ранее указанных в промежуточном уведомлении